eDocLib - итоги автоматизации библиотек и архивов

24 мая 2012 года в Национальном молодёжном театре им. М.Карима состоялась торжественная церемония награждения Почетными грамотами Министерства культуры Республики Башкортостан достойных сотрудников общедоступных библиотек. Компания «Медиалюкс», г.Уфа (партнер ЭОС в Республике Башкортостан), выразила благодарность библиотекам, принявшим участие в конкурсах, вручила им дипломы и памятные сувениры. Церемония была приурочена ко дню основания в 1795 году первой государственной общедоступной библиотеки России – Императорской публичной библиотеки, ныне Российской национальной библиотеки.

В ходе мероприятия компания «Медиалюкс» представила проект по автоматизации деятельности библиотек и архивов на основе системы eDocLib. С осени 2010 данная система функционирует в Центральном Государственном историческом архиве Республики Башкортостан.

Подготовительная часть реализации проекта по обеспечению web-доступа на базе eDocLib стартовала и завершилась в феврале 2009 года и заняла всего три дня. В рамках проекта была создана специальная система классификации документов. В настоящий момент она представлена рядом параметров, указав один или несколько, из которых пользователь может найти отсканированные документы летописей по конкретному населенному пункту, начиная примерно с 1795 года. Среди реквизитов, применяемых для классификации документов – населенный пункт, год, губерния, волость, уезд, опись, социальный слой, современный район, номер документа. На сокращение сроков реализации повлияло три фактора. Во-первых, наличие тематической БД «Ревизские сказки» объемом 42092 записей, созданной специалистами ЦГИА РБ в период 1994-1999 гг. для исполнения тематических запросов; во-вторых, продуманность системы eDocLib, которая без доработки идеально подошла для задачи по созданию электронной библиотеки архивных документов. Кроме того, важным фактором стало отсутствие необходимости разработки сложной структуры каталога. Все данные, которые требовалось внести в систему, имели простую классификацию. В рамках проекта ставилась задача перенести отсканированные документы в электронный каталог и предоставить удобный механизм поиска по тем немногочисленным критериям, которые имели отсканированные данные.

В результате реализации проекта доступны к общему пользованию сведения ревизских сказок с конца XVIII века. Система eDocLib позволила систематизировать накопленный материал, повысить качество обслуживания клиентов, снизить время на поиск книг, осуществить одновременный доступ к одному документу, защитить от повреждений и потерь, быстро регистрировать новую литературу. Участники церемонии имели возможность в режиме реального времени осуществить запрос в поисковую систему Центрального государственного исторического архива РБ. В результате система представляла список документов, содержащих оцифрованные данные уникальных и ветхих рукописей.

Ранее система была продемонстрирована 20 октября в Москве на стендах ЭОС в ходе клиентской конференции «Осенний документооборот – 2011».