Внедрение «eDocLib:Актив Бизнес» в ООО «Взлет-Алтай»

На предприятии энергетической отрасли ООО «Взлет-Алтай» внедрена система управления документами «eDocLib:Актив Бизнес». Разработку и внедрение осуществила компания ООО «КС-Консалтинг» - партнер «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Традиционно применение ECM-систем используется как средство управления информацией, циркулирующей в управленческом аппарате. Но в наши дни вся деятельность предприятий, производящих товары или выполняющих работы (в том числе и само производство), «завязана» на информационно-документационную составляющую.

В отличие от привычного к работе с бумагами офисного персонала, оперативно получать документальные отчеты о ходе работ от мастеров, бригадиров, монтажников гораздо сложнее.

Именно с этой проблемой столкнулось руководство ООО «Взлет-Алтай». Предприятие работает на рынке Алтайского края почти 12 лет, занимается установкой приборов учета тепловой энергии, а также горячей и холодной воды, работает и с климатическим оборудованием. Его клиенты – это управляющие компании, ТСЖ, бюджетные организации (школы, больницы, детские сады), впечатляющая география заказов (в том числе удаленные на сотни километров сельские районы). Как следствие, возникают разноплановые производственные задачи, сложные схемы договорной работы и необходимость оперативного получения отчетов с объектов на стадиях монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Одной из важнейших задач является отслеживание сроков поверки, в которой нуждается каждый установленный прибор учета. Добавим сюда необходимость ведения разнообразных справочников – оборудования, заказчиков, видов работ и услуг и т.д.

«Управление задачами было преимущественно устным, письменные поручения «не прижились», – комментирует Юлия Перцевая, специалист отдела прикладных решений ООО «КС-Консалтинг». – По каждому объекту на преддоговорной стадии и в ходе исполнения работ рождалась масса документов: заявки, сметы, проекты договоров, подписанные договоры, изменения к договорам, акты сдачи в эксплуатацию, акты поверки, спецификации оборудования, дефектные ведомости и т.д. Разные подразделения вели несколько баз данных, частично дублирующих друг друга и не связанных между собой».

Пытаясь связать производственные документы с договорами и сделать прозрачным управление проектами, руководство предприятия пришло к решению о внедрении ECM-системы. Выбор был сделан в пользу решения «eDocLib:Актив Бизнес», разработки ООО «КС-Консалтинг» на базе системы eDocLib, разработки «Электронные Офисные Системы».

Основные задачи, которые требовалось решить, были стандартными – создание корпоративного хранилища данных, отслеживание хода исполнения задач, разграничение доступа к документам и возможность оперативного поиска информации по базе данных. Вместе с тем, специфику проекта во многом определило включение в систему в качестве пользователей младшего инженерного состава - электромонтажников, теплотехников, электронщиков, работающих непосредственно на объектах.

Центральным элементом разработанной на базе «eDocLib:Актив Бизнес» конфигурации стала карточка объекта (заказчик, адрес объекта, список установленного оборудования), на которую выводятся договоры и все документы, задачи и отчеты, сопровождающие проекты – от получения заявки заказчика до монтажа, сдачи в эксплуатацию и последующей поверки приборов.

В итоге удалось выстроить схему движения документов, более четко прописать иерархию и функционал специалистов ООО «Взлет-Алтай» и даже реализовать ряд специфических задач (например, в систему введены «возможные сделки» – проекты, по которым у клиентов пока есть только намерение, не подкрепленное достаточным финансированием).

Включение в число пользователей системы младшего инженерного персонала завершило процесс автоматизации – пользователями системы стали все участники проектов, реализуемых ООО «Взлет-Алтай», от директора и старшего инженерного персонала, до офис-менеджера и бухгалтерии. Всего на данном этапе установлено 18 рабочих мест системы.

Весь комплекс работ, включая установку серверной части, настройку конфигурации и справочников, обучение технолога был завершен в июне 2012 г. А уже до конца месяца планируется завершить финальный этап, в ходе которого огромная картотека поверок оборудования из СУБД Access (около 11 тыс. записей) будет импортирована в базу данных системы «eDocLib:Актив Бизнес», что даст возможность перейти на новую схему управления предприятием без перерывов, сбоев и потери информации.

На примере проекта, реализованного в ООО «Взлет-Алтай», система «eDocLib:Актив Бизнес» доказала свою пригодность для автоматизации не только управленческих задач, но и производственных процессов, а также начала завоевание быстро растущего рынка энергосберегающей отрасли.