В Ульяновской области создают системы электронного документооборота

Начата работа по созданию на базе программного продукта CompanyMedia единой корпоративной системы электронного документооборота для органов исполнительной власти Ульяновской области. Данная система позволит сотрудникам областного Правительства оперативно получать полную, достоверную и актуальную информацию для принятия управленческих решений, что в итоге приведет к повышению эффективности их деятельности.
За последние 3 года в Администрации Губернатора и аппарате Правительства Ульяновской области была проведена значительная работа по совершенствованию IT-инфраструктуры. На начало 2007 года у каждого сотрудника уже было автоматизированное рабочее место, подключенное к локальной сети с возможностью доступа к внутренним информационным ресурсам, электронной почте и Интернету, для подразделений, регистрирующих документы, были разработаны соответствующие базы данных, которые накапливали информацию о реквизитах документов. Однако ощущалась острая необходимость в средствах коллективной работы с электронными документами, в системе, способной обеспечить возможность доступа сотрудников к оперативной, актуальной и достоверной информацией в любой момент времени для принятия ими управленческих решений, а также прозрачность документооборота в масштабе всех удаленных подразделений, подведомственных Правительству области.
Исходя из этого специалисты протестировали несколько систем электронного документооборота, включая CompanyMedia, созданную на программной платформе Lotus Domino/Notes. В пользу последней и был сделан выбор, обусловленный тем, что система отличается богатым функционалом, модульностью, гибким управлением доступом к документам в зависимости от должностных обязанностей пользователя, поддерживает одновременную работу нескольких тысяч пользователей и имеет возможность работы в организации, имеющей разветвленную сеть подразделений, а также обладает открытой архитектурой и может быть доработана в соответствии с требованиями пользователей. Наконец, одним из немаловажных факторов стал богатый опыт эксплуатации системы различными органами власти России и стран СНГ.
В марте 2007 года распоряжением Губернатора Ульяновской области «О внедрении системы электронного документооборота в Администрации Губернатора и аппарате Правительства Ульяновской области» была утверждена система CompanyMedia, сформирована рабочая группа по ее внедрению и определен план проведения работ.
В целях экономии бюджетных средств управление информсистем и защиты информации Администрации Губернатора Ульяновской области взяло на себя все работы по внедрению системы. Для этого два сотрудника данного подразделения прошли в авторизованном учебном центре компании-разработчика (ЗАО «Компания «ИнтерТраст») обучение работе с платформой Lotus Domino/Notes и системой CompanyMedia, что обеспечило им возможность самостоятельно внедрить и в дальнейшем сопровождать систему.
Исходя из потребностей Администрации Губернатора и аппарата Правительства Ульяновской области были закуплены следующие объединенные в единую систему модули: «CompanyMedia-Делопроизводство» (автоматизирующий документооборот, связанный с обработкой корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных документов, подлежащих регистрации), «CompanyMedia-Обращения граждан» (предназначенный для работы с обращениями физических лиц в организацию), «CompanyMedia-Управление персоналом» (автоматизирующий кадровое делопроизводство, а также призванный наладить контроль движения сотрудников по иерархической структуре организации, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением).
Первым этапом реализации проекта стала автоматизация ведения делопроизводства и работы с обращениями граждан в Администрации Губернатора Ульяновской области. За три месяца был проведен весь цикл работ: подготовка технического задания, доработка системы, разработка бланков и статистических отчётов, обучение персонала и опытная эксплуатация. Еще два месяца потребовалось на формирование электронного архива нормативных актов Губернатора и на автоматизацию контроля исполнительской дисциплины.
Уже сегодня к системе подключены все ключевые подразделения Администрации Губернатора и Правительства Ульяновской области. Сотрудники имеют возможность коллективной работы с электронными документами на всех этапах (создание, согласование, регистрация, контроль исполнения и пр.), полностью автоматизирован весь цикл работы с поручениями Губернатора.
Осознавая, что эксплуатация системы будет более эффективной в случае дальнейшего ее масштабирования, руководство приняло решение о покупке дополнительных лицензий, в результате чего к концу 2007 года система станет доступна всем сотрудникам областной администрации. А с начала следующего года планируется подключение к сквозному документообороту удаленных подразделений и органов исполнительной власти, подведомственных Правительству области. Также разработан план установки модулей системы в органах местного самоуправления Ульяновской области. Для внедрения электронного документооборота в удалённых подразделениях и их дальнейшего сопровождения определён партнёр компании-разработчика системы в г. Ульяновске – ОГУ «Электронный Ульяновск».
Кроме того, рассматривается приобретение и других функциональных модулей CompanyMedia: «CompanyMedia-Договоры» (автоматизирующего весь цикл работы с договорами: от их создания до архивирования), «CompanyMedia-Заседания» (предназначенного для информационной поддержки проведения заседаний и совещаний коллегиальных органов управления), «CompanyMedia-Клиенты и контакты» (позволяющего хранить в упорядоченном виде и использовать информацию обо всех предприятиях и организациях, с которыми когда-либо работала организация, а также взаимодействовать с ними), «CompanyMedia-HelpDesk» (автоматизирующего взаимодействие пользователя с отделом технической поддержки), «CompanyMedia-Факс» (предназначенного для обработки входящих и исходящих через факс-сервер документов), «CompanyMedia-Workflow» (автоматизирующего сложные маршруты движения документов), «CompanyMedia-Планирование» (реализующего возможность спланировать выполнение работ и контролировать все пункты плана).
Единая система электронного документооборота позволит повысить оперативность работы и эффективность деятельности органов государственной власти и местного самоуправления Ульяновской области.