Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления

«Гильдия Управляющих Документацией» при поддержке Аппаратов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Москвы, ВНИИ документоведения и архивного дела провела VII конгресс-практикум «Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления» (ИНФОДОКУМ-2009). Форум состоялся 15-17 апреля с.г. в Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации. В его работе приняли участие представители администраций и законодательных собраний большинства регионов России, территориальных округов, муниципальных образований, руководители служб ДОУ и IТ министерств и ведомств, крупнейших российских предприятий, компаний, банков (более 250 чел.).

Генеральный партнер конгресса – ЕМС Россия и СНГ; генеральные спонсоры – IBM ЕЕ/А, НТЦ ИРМ, ЭОС; спонсоры – XEROX, Группа компаний АйТи, Газпромбанк, Гранит-Центр, Консорциум Кодекс, КРОК, МТС, ОПТИМА, OSG Records Management; информационная поддержка – Альянс Медиа, Docflow, Cnews, PCWEEK, Softline, Doc-online, Архидело, Финансовая газета, Журналы «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь-референт».

Перед участниками конгресса выступили представители администраций и законодательных собраний многих регионов страны, Росархива, Минэкономразвития, Федерального Собрания Российской Федерации, крупнейших компаний страны, производители программных продуктов и технических средств автоматизации ДОУ, которые проинформировали профессиональную общественность о реальном опыте работы, о состоявшихся и перспективных законодательных актах, новейших решениях в области управления электронными документами.

В работе конгресса приняла участие и выступила Лучиана Дуранти, известный в мире специалист в области управления документацией, архивного дела и электронного документооборота, директор международного проекта InterPARES, член редакционной коллеги Европейской спецификации MoReq2, руководитель Школы архивоведения, профессор Университета Британской Колумбии, Канада.

Характерной особенностью форумов ИНФОДОКУМ и, в частности ИНФОДОКУМ-2009, остается их направленность на раскрытие практических аспектов взаимодействия служб ДОУ, информационных технологий и архива в использовании новейших делопроизводственных технологий, применении автоматизированных систем управления электронными документами (СУЭД).

На предыдущих форумах обсуждались, в основном, проблемы первой ступени, связанные с выбором, установкой и модернизацией программных продуктов, представленных на отечественном рынке. На ИНФОДОКУМ-2009 подняты проблемы следующего уровня: качества систем управления электронными документами, предложенных рынком; соответствие их национальным и международным стандартам; построение реальных схем, обеспечивающих их взаимодействие.

В связи с отсутствием реальной законодательной базы правового регулирования электронного документооборота решено во взаимодействии с Комитетом по информационной политике, информационным технологиям и связи Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации инициировать работу по разработке федерального закона об управлении электронными документами и внести его на рассмотрение Федерального Собрания. Совместно с техническим подкомитетом по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» запланировано инициировать процессы выработки и регистрации в 2009 году национального стандарта «Взаимодействие систем управления электронными документами», создать действующую модель взаимодействия реальных СУЭД в органах законодательной и исполнительной власти и подготовить рекомендации для применения разработанного механизма региональными и федеральными органами власти.

Будет продолжена работа по разработке ГОСТов на базе международных стандартов, в том числе на основе Европейской спецификации «Типовые требования к управлению официальными электронными документами (MoReq2)». Отмечен вклад российских экспертов в разработку MoReq2 и публикацию русского перевода спецификации.

Рекомендовано развивать систему добровольной сертификации в сфере ДОУ («ДОУСЕРТИФИКАТ») с целью формирования на отечественном рынке СУЭД систем управления электронными документами международного уровня. «Гильдии Управляющих Документацией» поручено подготовить к выпуску в 2009 году второе издание справочно-методического пособия «Системы управления электронными документами: выбор, внедрение» с углубленным анализом рабочих характеристик ведущих систем автоматизации ДОУ.

Одобрены действия «Гильдии Управляющих Документацией» по формированию общероссийского профессионального интернет-ресурса с целью создания многофункционального ресурса для информационной поддержки деятельности делопроизводственных служб учреждений, предприятий, аппаратов органов управления.

Решено войти в Минобрнауки России с предложением о подготовке специалистов, организующих работу с документами на любых современных носителях по специальности «Управление документами и документальными ресурсами».

Признано целесообразным осуществить организационные мероприятия по приданию «Гильдии Управляющих Документацией» статуса общероссийской профессиональной общественной организации.

«Гильдии Управляющих Документацией» поручено подготовить обращение в высшие органы власти Российской Федерации с просьбой определить федеральный орган законодательной власти, который смог бы реально и эффективно направлять политику государства в области документационного обеспечения управления, поскольку Министерство культуры, в связи со спецификой своей деятельности, ориентировано на вопросы работы с архивными документами как частью национального культурного наследиях, и не занимается в должной мере развитием нормативной и технологической базы делопроизводственной отрасли. Выразить в обращении озабоченность сокращением финансирования делопроизводственной сферы в субъектах федерации, просить акцентировать внимание руководителей администраций регионов на необходимость развития в региональных органах власти электронного документооборота.