Крупнейший машиностроительный вуз контролирует финансы с помощью программ от 1С:Первого БИТа

Специалисты Экспертного центра по работе с учебными заведениями компании "1С:Первый БИТ" (1С:Бухучет и Торговля) завершили проект внедрения учетной системы на платформе "1С:Предприятие 8" в Московском государственном машиностроительном университете (МАМИ). Внедрены программы"1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8","1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", а также специализированные решения "БИТ:Управление финансами государственного учреждения", "БИТ:Зарплата и кадры в вузе".

Московский государственный машиностроительный университет (МАМИ) – крупнейший вуз России, готовящий инженеров и научных работников для предприятий машиностроения. В составе университета 8 факультетов, институт повышения квалификации работников автомобильной промышленности, научно-исследовательский институт. За последние 60 лет работы университет подготовил более 60 000 специалистов, сейчас в МАМИ более 16 000 студентов.

С 1 сентября 2012 года Московский государственный университет инженерной экологии (МГУИЭ) объединился с МАМИ, потребовалось слияние учетных систем двух вузов. На тот момент учет в МАМИ велся в разрозненных базах. В связи с этим руководством университета было решено создать единую систему для повышения эффективности управления финансами реорганизованного вуза.

Проект был поручен Экспертному центру по работе с учебными заведениями компании "1С:Первый БИТ", который сотрудничает с МАМИ с 2006 года. Для реализации проекта были использованы программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", "БИТ:Управление финансами государственного учреждения", "БИТ:Зарплата и кадры в вузе".

Они позволили автоматизировать задачи: контроль расходования денежных средств и исполнения договоров; расчет зарплаты для 2000 сотрудников вуза; кадровый и бухгалтерский учеты; ведение штатного расписания; безошибочный учет более 23 000 основных средств.

Специалисты компании "1С:Первый БИТ" выполнили перенос данных о сотрудниках, основных средствах, материальных запасах из базы МГУИЭ и из различных баз МАМИ в новую систему, провели обучение пользователей. В настоящее время автоматизирована работа 25 сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, расчетного и планового отделов.

Проект комментирует главный бухгалтер МАМИ БондарьС.В.: "Слияние вузов – достаточно длительный и трудоемкий процесс, в котором необходимо предусмотреть все детали. Объединение учетных систем вузов является одной из важных частей этого процесса, и тут нужно не только корректно перенести все данные, но и учесть все особенности работы, которых у учебных заведений немало. Благодаря опытным специалистам 1С:Первого БИТа и автоматизированным средствам переноса "1С:Предприятия 8" переход успешно выполнен всего за три недели".

Результаты проекта

Выполнен перенос основных средств и материальных запасов из базы МГУИЭ в единую базу МАМИ. Программа "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволила автоматизировать учет и формирование отчетности в соответствии с актуальным законодательством. В системе ведется учет 23 000 основных средств, по ним выполнен пересчет амортизации, что обеспечило получение полностью корректных данных.

Планирование доходов и расходов, контроль расходования денежных средств и исполнения договоров автоматизированы с помощью специализированного решения "БИТ:Управление финансами государственного учреждения", которое реализовано как модуль программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Новая система автоматизировала контроль суммы заключенных договоров в разрезе номенклатурных групп в соответствии с Приказом № 273 Минэкономразвития России. Это позволяет получать информацию об остатках денежных средств по каждой номенклатурной группе в режиме онлайн и упрощает планирование государственных закупок.

Автоматизация планирования и план-фактного анализа доходов и расходов значительно упростила контроль использования как бюджетных средств, так и внебюджетных, получаемых от оплаты обучения, сдачи помещений в аренду и пр. У руководства вуза всегда есть информация о текущей финансовой ситуации, планируемых платежах и затратах, исполнении договоров.

Перенесены данные о сотрудниках МГУИЭ в базу МАМИ. Кадровый учет и расчет заработной платы для 2000 сотрудников ведется с учетом профессиональных квалификационных групп (ПКГ), категорий персонала, надбавок, ученых степеней, званий и прочих особенностей высших учебных заведений. Формируется отчетность о расходах вуза на заработную плату и налоги из бюджетных и внебюджетных средств.

Автоматизирован учет почасовой оплаты труда преподавателей при расчете заработной платы. Настроены алгоритмы расчета надбавок и премий, учтены различные формы трудоустройства: штатные сотрудники, договорники, почасовая оплата труда, разовые работы. В результате система позволяет выплачивать зарплату своевременно и предупреждать возникновение ошибок.

"В настоящее время в российских высших учебных заведениях происходит достаточно много изменений: разработаны критерии эффективности вуза, проведена оценка деятельности, в ряде вузов проведена или планируется реорганизация. В этих условиях необходима надежная система для учета и управления, которая помогала бы контролировать жизненно важные показатели. Программы на платформе "1С:Предприятие 8" позволяют нам более эффективно управлять финансами реорганизованного вуза: контролировать использование денежных средств и исполнение договоров, видеть полную финансовую картину в режиме онлайн. При этом учтены все вузовские особенности, система гибко настроена под наши процессы. Планируем развивать систему университета и автоматизировать также задачи управления учебным процессом с помощью решений системы "1С:Предприятие 8", - отмечает ректор МАМИ Николаенко А.В.