Автоматизация учета ГСМ - дань моде или реальный способ экономить?

Небольшие автотранспортные компании или организации, которые имеют собственное автотранспортное подразделение, редко задумываются об автоматизации учета ГСМ и путевых листов.

На деле, такая автоматизация для небольшой компании зачастую важнее, чем для компании крупной. И гораздо сильнее отражается на результатах.

Однако средние и малые предприятия реже пользуются автоматизацией. Часто руководители ссылаются на дефицит финансов, недостаток времени, нехватку ресурсов персонала для освоения программы. На деле же основная причина в том, что выгоды видны не столь явно. "Зачем мне программа, я и так веду все в Eхcelе/ записываю на бумажке/ держу в голове?" - таким аргументом обычно сопровождается отказ автоматизировать свой бизнес.

Конечно, можно продолжать в 21 веке пользоваться дедовскими методами. А можно воспользоваться теми благами, которые дарит нам прогресс и получить от этого не только моральное удовлетворение, но и прямую экономическую выгоду.

Как получить выгоду? Давайте рассмотрим на примере внедрения программного продукта "Апрель Софт.Учет ГСМ и путевых листов".

Первый очевидный плюс внедрения – сокращение рутинной работы в разы. Выписка путевых листов ускоряется в 2-2,5 раза, при этом практически исключается ошибки в их заполнении. Это преимущество особенно важно, если у предприятия есть несколько машин, работающих по близлежащим маршрутам: путевые листы необходимо выписывать каждый день в оперативном порядке, исключая простаивание транспорта.

Второй плюс заключается в том, что по опыту реальных компаний, после внедрения "Апрель Софт.Учет ГСМ и путевых листов" и появления возможности контроля пережега ГСМ, фактический расход сокращается в среднем на 10-15%.

Как это происходит? Регулярно отслеживая фактический расход топлива и сравнивая его с нормативами, можно выяснить причину пережега и устранить ее, тем самым сэкономив деньги компании.

Основных причин две. Первая из них - неисправность работы двигателя, которая выражается в повышенном расходе топлива. Отследив этот момент, можно сделать вывод о необходимости ремонта транспортного средства.

Например, компания А, отправляя фуру на маршрут с ровной трассой, получает расход 34 л на 100 км. А при поездке по холмистой местности расход возрастает до 42 л. Диагностика и ремонт двигателя потребовали денежных затрат, однако это вышло экономически выгоднее, чем регулярно тратить на 25% больше средств на топливо.

Вторая причина - воровство водителей, заключающееся в недоливе или сливе топлива. В российских реалиях, это, к сожалению, - довольно распространенная практика, особенно у водителей-дальнобойщиков. Регулярный обман приводит к регулярным затратам, которые неизбежно сказываются на чистой прибыли компании. Сравнивая результаты расходов с нормами, либо результаты разных водителей, можно отследить и доказать факт воровства.

Например, компания В, отправляя фуру с водителем Y, получала средний расход 34 л. на 100 км. А отправляя ту же фуру по той же трассе с водителем Z, получала средний расход 40 л. на 100 км. Подозрение о воровстве водителя Z подтвердилось реальными цифрами. Сменив водителя, компания сэкономила 17% на расходе топлива.

Итак, благодаря внедрению программы появляется возможность получать и систематизировать реальные факты, а на их основе делать соответствующие выводы: либо об увольнении водителя, либо о ремонте транспортного средства.

Наконец, третий плюс от автоматизации компании с помощью "Апрель Софт.Учет ГСМ и путевых листов" заключается в том, что с его помощью вы сможете вести оперативный контроль затрат, анализировать как текущее состояние организации, так и состояние прошлых периодов. То же самое воровство трудно отследить, если считать расход "на пальцах". Программа позволяет построить отчеты и графики на основе имеющихся данных. Например, вы сможете выявить, какой из водителей работает эффективнее, рассчитать стоимость затрат 1км пробега в разрезе транспортных средств – и эта информация будет опираться не на предположения, а на реальные факты. Такие выкладки помогают принимать верное управленческое решение, оценивать эффективность работы подразделения.

Не секрет, что атмосфера в коллективе – важный фактор успешной деятельности компании. И дополнительным плюсом от внедрения станет улучшение этой атмосферы. Когда руководитель доверяет своим водителям, когда водители знают, что им доверяют, когда они уверены, что получат каждый честно заработанный рубль, то повышается эффективность работы всего предприятия. Спору нет, что в денежное выражение этот фактор перевести трудно, но редко кто из руководителей оспаривает безусловную выгоду доверительной атмосферы в коллективе.

Что же, безусловные выгоды автоматизации доказаны. И не нуждается в доказательстве тот факт, что перечисленные плюсы актуальнее для небольших компаний. То, что в крупных предприятиях может быть списано на общие расходы, в малом и среднем бизнесе зачастую является фактором выживания. Использование современных технологий, гибкость цен и условий на основании объективных данных и расчетов позволит небольшой компании не только остаться на рынке, но и получить законную долю прибыли.

"1С:Апрель Софт" - больше, чем просто автоматизация!

Мы создаем полезные и выгодные инструменты управления бизнесом.

Профессионально и с удовольствием!

Мы постоянно развиваемся и открываем пути развития для Вас.