Первый БИТ помогает Мондиаль Ассистанс обрабатывать 16 миллионов обращений клиентов ежегодно

При выходе на российский рынок Международная Группа Мондиаль Ассистанс сделала ставку на специализированное решение компании Первый БИТ для формирования управленческой отчетности «БИТ:МСФО» и программный продукт «1С:Бухгалтерия 8». Специалистами компании «Первый БИТ» реализован масштабный проект по автоматизации операционной деятельности, в результате создана система для ведения бухгалтерского и управленческого учета, консолидирующая данные всех филиалов и представительств в 28 странах мира. В результате интеграции «БИТ:МСФО» и «1С:Бухгалтерии 8» было централизовано и унифицировано ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также взаиморасчетов внутри Группы при возникновении страховых случаев, связанных с Россией (российскими гражданами в зарубежных поездках, гражданами всех государств на территории России, российскими страховыми компаниями). В общей сложности операционными центрами ежегодно обслуживается более 16 миллионов обращений, связанных с оказанием различного рода услуг.

Мондиаль Ассистанс Россия - член международной Группы Mondial Assistance. Группа - признанный мировой лидер в области ассистанс, страхования выезжающих за рубеж и клиентского обслуживания, в режиме реального времени оказывает профессиональную помощь и поддержку в любой точке мира. В Группу Мондиаль Ассистанс входят 35 компаний в 28 странах на пяти континентах, это команда из более чем 10 700 высококвалифицированных специалистов, говорящих на 40 языках мира. Компания располагает обширной сетью из 400 000 провайдеров услуг, куда входят специалисты в области медицины, строительства, эксперты по ремонту автомобилей, дилеры и лизинговые фирмы, авиа - и железнодорожные компании.

Реализуя стратегию активного проникновения крупной международной компании на российский рынок, руководство Группы Mondial Assistance ориентировалось на емкость и сбытовой потенциал России, с ее многомиллионным населением и активно формирующейся культурой туризма. В дальнейшем услуги Группы были реализованы и в сфере автобизнеса. Для поддержки принятого в компании высокого уровня обслуживания, потребовалось выстраивание адекватной объемам потенциального рынка ИТ-инфраструктуры. Одной из задач автоматизации стало создание системы управления оперативной деятельностью по учету страховых случаев и подготовка отчетности по российским и международным стандартам, это являлось необходимым условием для успешного ведения бизнеса на территории России.

Решением такой задачи стало привлечение экспертов компании Первый БИТ для автоматизации деятельности предприятия на базе программных продуктов «БИТ:МСФО» и «1С:Бухгалтерия 8», выбранных в качестве современных, масштабируемых и отказоустойчивых платформ, зарекомендовавших себя на крупных предприятиях со сложными схемами учета.

Выбор сделан благодаря соответствию немаловажному внутрикорпоративному требованию - интегрировалась с Программой «Unity», в которой работают сотрудники Группы Mondial Assistance по всему миру. Данная программа специально создана для компании и содержит информацию о клиентах страховых компаний, а также регистрирует страховые случаи. Филиалы компании работают в ней совместно и разделяют между собой доходы и расходы по клиенту в зависимости от своей доли услуг по страховым случаям.

Функционал реализованного экспертами Первого БИТа интегрированного решения на базе программных продуктов «БИТ:МСФО» и «1С:Бухгалтерия 8» расширил и качественно улучшил среду информационного обмена в рамках Группы компаний. В частности, он задействован в процессе сложного учета и распределения затрат и расчета финансового результата от отдельных операций. Расчет производится согласно принятой классификации затрат, а также схемам распределения затрат и соотнесения доходов и расходов.

В итоге реализация проекта позволила произвести автоматизацию управленческого, бухгалтерского и налогового учета страховой организации, отражение страховых операций в бухгалтерском учете, формирование отчетности по стандартам МСФО, используя функционал конфигураций «БИТ:МСФО» и «1С:Бухгалтерия 8». Адаптация решения «1С:Бухгалтерия 8» проводилась с минимальной модификацией типового решения под особенности страхового бизнеса, возможности «БИТ:МСФО» максимально соответствуют потребностям бизнеса.

В бухгалтерском учете:

• использован типовой план счетов с добавлением счетов учета страховой организации с необходимыми субсчетами и аналитикой;

• настроены формы регламентированной отчетности страховой организации 1-5;

• расширен типовой план счетов счетами учета финансовых вложений;

• ведется учет в разрезе подразделений.

Учет страховой деятельности:

• начисление премии по договорам страхования: прямое, входящее, исходящее;

• учет и распределение по договорам поступлений денежных средств от агентов и посредников;

• учет депонированных премий по договорам перестрахования;

• учет комиссионного вознаграждения;

• начисления по договорам перестрахования (премия, комиссия);

• возмещение убытков страхователя;

• возмещение доли перестраховщика в убытках (выплаты, возвраты);

• межфилиальный учет.

Учет по МСФО ведется по единому для всей группы компаний стандарту, отчетность в системе формируется согласно созданным алгоритмам, что возможно благодаря гибкой настройке механизма отражения страховых операций. Внедрение системы позволяет максимально быстро и точно подготавливать отчетность по требованию акционеров и руководства компании в любое время.

Договора со страховыми компаниями имеют следующую особенность: с каждой страховой компанией заключается свой индивидуальный договор, со своей уникальной формой, содержанием и условиями.

Каждому клиенту страховые компании выдают полисы страхования на определенный срок, которые указывают в программе «Unity». Один полис может быть на несколько пользователей и много полисов могут быть у одного человека, в зависимости от договора со страховой компанией.

Наступление страхового случая фиксируется оператором в любой точке мира, случаю присваивается уникальный номер, фиксируется вся информация о нем, указываются все реквизиты пользователя (страна, номер полиса, период его действия, период получения услуг страхования).

Счета попадают в бухгалтерию через операторов. Определенные счета являются срочными к оплате, в этих случаях счет может быть оплачен до присвоения уникального номера (Expenditure).

Счет может быть выставлен на одного клиента, по которому будет создано одно или более Expenditure, на несколько клиентов - по каждому будут созданы от одного и более Expenditure.

Для каждого страхового случая учитывается как плата по внутреннему тарифу «КАДИ» (зависит от категории случая), так и плата по внешнему тарифу «КАДЕ» (зависит от оказанных услуг и географической территории, где услуги были оказаны (учет ведется по 5 зонам).

Все выставленные счета регистрируются в Реестре. В дальнейшем менеджеры формируют из реестра (по дате и контрагенту) информацию о задолженности компании перед провайдером. После подготовки информации и формирования итогового счета за период, бухгалтерия передает данные партнерам и банкам. Существует три основные группы контрагентов: страховые компании, автопроизводители и другие филиалы Группы.

Филиалы компании могут работать совместно по одному клиенту, они разделяют между собой доходы и расходы по клиенту в зависимости от доли услуг по страховому случаю – эта задача решается автоматизировано.

Экспертами компании Первый БИТ реализована также схема учета вознаграждения за сервисное обслуживание автомобилей (Mitsubishi, KIA, Volvo, Citroen, Peugeot, Suzuki, Toyota, и прочих). Провайдеры выставляют счета компании Mondial Assistance за услуги, оказанные застрахованным клиентам, и компания их оплачивает. Страховые же компании компенсируют издержки ассистанса и выплачивают компании Mondial гонорары. В конце месяца, или при необходимости, формируется регламентный документ «Расчет выручки по сервисным услугам».

Королева Наталья, Главный бухгалтер Мондиаль Ассистанс Россия: «Уникальность решения состоит в автоматизации на базе двух программных платформ механизма оказания страховых услуг на всех континентах, в этом я вижу преимущество выбранного для автоматизации программных продуктов компаний Первый БИТ и 1С.

Созданное интегрированное решение позволяет компании сдавать отчетность по российским и международным стандартам, а также формировать аналитику в различных разрезах: по продуктам, по договорам, по филиалам, по провайдерам, и так далее.

Между системами «Unity», «БИТ:МСФО» и «1С:Бухгалтерия 8» происходит обоюдный обмен данными, поскольку при обслуживании заказчиков филиалами компании на разных континентах постоянно возникает необходимость в совместной работе: проблема территориального удаления филиала от клиента или другое ограничение в возможности оказать те или иные услуги, разрешается благодаря грамотно выстроенной системе оперативного информирования через ИТ - сервисы.

Процесс реализации проекта носил итеративный характер, что позволило максимально точно адаптировать системы автоматизации под потребности нашего сложного бизнеса».