5 шагов на подготовку и проведение мероприятия. Практика и советы профессиональных организаторов

Весной 2013 года команда нового сервиса Companiator.ru опросила более 50 профессиональных организаторов для того, чтобы выяснить общую последовательность действий при подготовке к мероприятию. Организаторы из разных сфер деятельности делились своими методами подготовки event-событий. В общей сложности, мы поговорили об особенностях организации порядка 150 мероприятий.

Результаты опроса показали, что для подготовки любого события необходимо пройти всего 5 шагов. При этом не имеет значения, о каком мероприятии идет речь - ваша собственная свадьба, корпоративный праздник или бизнес-конференция. Всего 5 шагов и вы – у цели!

Шаг 1. Идея.

Сначала появляется идея. Пусть даже самая неожиданная и нестандартная, – это только сыграет вам «на руку» и выигрышно выделит ваше мероприятие! Не останавливайтесь и развивайте свою мысль, обсуждайте ее с друзьями, близкими или коллегами. В результате, вы сможете ответить на насущные вопросы: что, где, когда и зачем. Так, вы получите первые наброски своего будущего события: место проведения, примерная дата и день недели, возможные участники (кому это будет интересно?), подрядчики (кто может помочь сделать мероприятие незабываемым?).

Илья Кучуро, организатор и ведущий тематических и стилизованных праздников рассказывает о том, откуда у него берутся идеи для своих праздников: «Все самые необычные идеи – вокруг нас. Тему праздника можно взять даже из анекдота. Яркие запоминающиеся образы в фильмах, какие-то детали на фестивалях, детские мечты и фантазии, невоплощенные желания...».

Шаг, 2. Планирование.

Теперь тщательно и детально продумайте наброски мероприятия. Какова особенность? Кому это будет интересно? Где «обитают» эти люди? Как до них донести информацию о событии? Чем удивить гостей? Чем их кормить? Где и как рассаживать? Кто их будет встречать? Кто будет выступать? Т.е. предварительный сценарий, как Золушка из сказки, должен превратиться в детальный план его проведения. И чем больше вопросов вы затрагиваете, чем больше деталей расписываете, тем с меньшим количеством неприятных неожиданностей вы столкнетесь в процессе самого мероприятия.

Наталья Зюзина, организатор праздников и бизнес-мероприятий, рассказывает, как «запланировать «форс-мажоры»: «Работа организатора – это взаимодействие с людьми – партнеры, приглашенные артисты или докладчики, своя команда. Мероприятие – это люди, а значит, неизбежен и человеческий фактор. Конечно, форс-мажоры случаются. Просто к этому нужно быть готовым и иметь «в кармане» несколько вариантов «про запас». Важно, быть гибким. И порой случается, что дополнительные внеплановые решения становятся удачнее заранее подготовленных».

Шаг 3. Распределение ответственности.

У вас уже есть идея и детальный план. Теперь нужно всю организационную работу разделить внутри вашей команды. Назначьте ответственных людей за каждый участок. Это могут быть со-организаторы, помощники или просто волонтеры. Один будет готовить доклады и документацию, другой - заниматься питанием и размещением гостей, третий - продвижением в социальных сетях, четвертый – взаимодействием с подрядчиками. Так, распределение ответственности позволяет справиться с неподъемным, казалось бы, объемом работы по организации мероприятия.

Альбина Терёхина, организатор музыкального фестиваля: «Я организовывала мероприятие в одиночку. И это очень тяжело. За всем не уследить, приходится быть одновременно везде и решать все возможные вопросы. В результате, «плывет» расписание, регламент. Технические неполадки устраняются не так оперативно. Именно поэтому главный успех мероприятия я вижу в четкой и слаженной команде, где каждый человек «головой» отвечает за свои обязанности. Тогда мероприятие пройдет «как часы».

Шаг 4. Проведение мероприятия или День ИКС.

Этот шаг начинается с предварительных репетиций и подготовки площадки к событию. Помните, что для организатора мероприятие начинается накануне, а не в день его проведения. Объедините всю картину воедино, в этом вам поможет детальное расписание события. Отметьте на каждом из этапов ответственных лиц, чтобы знать, к кому по каким вопросам обращаться. Составьте расписание, оно помогает держать руку на пульсе, т.е. контролировать исполнение текущих процессов всеми участниками события. Внесите также в свое расписание те действия, которые нужно выполнить сразу после мероприятия - например, убрать мусор, вывезти аппаратуру, сдать реквизит.

Ирина Шехурдина, организатор бизнес-семинаров по IT-тематике: «Во время самого процесса самое главное – это сохранять спокойствие. Видеть всю картину целиком. Не распаляться на мелочи. Спокойствие, здравый смысл и холодный рассудок – лучшие помощники организатора в назначенный час».

Шаг 5. Подведение итогов.

После завершения основной части, мероприятие еще не закончилось. Наступает время подвести итоги: подсчитать количество участников, просчитать расходы и доходы, рентабельность события, проанализировать впечатления, отзывы, собрать фотографии и видеозаписи, подготовить отчетность для партнеров и спонсоров. Проведите устную и письменную работу над ошибками – распишите наиболее удачные решения и некорректные действия, которые привели к накладкам. Здесь главное помнить, что все трудности, которые иногда случаются во время мероприятия – это бесценный опыт, который делает из новичка-организатора настоящего профессионала. Опыт, который впоследствии будет работать вам на благо. А вот как понять, успешное ли было мероприятие?

Наталия Шестакова, организатор международного фестиваля кельтской арфы «АрфаVita!» в Москве делится своими критериями оценки: «Когда все цели достигнуты, процесс подготовки прошел с минимальными «кровопотерями», все прошло как по нотам. И даже если произошли накладки, то сработали запасные варианты (которые кстати у меня всегда есть), и я вижу довольные и счастливые глаза. Это критерии успеха мероприятия. Человек может сказать все, что угодно, но вот довольный и одобряющий взгляд подменить ничем нельзя. Ну и, конечно же, повторное обращение, рекомендации друзьям и отзывы, они как лакмусовая бумажка в нашем деле».

Вот и все! 5 шагов – и цель достигнута. Главное помнить, что любое, даже самое большое и неподъемное дело, на самом деле оказывается простым и понятным. А сделать первый шаг Вам поможет новый бесплатный сервис для организации мероприятий Companiator.ru. Здесь вы найдете все, что нужно, чтобы подготовить важное событие – от свадьбы до бизнес-конференции, от идеи до ее реализации. Регистрируйтесь на Companiator.ru и получайте удовольствие от организации.