В Алтайском краевом Законодательном Собрании система электронного документооборота «Дело» (разработчик – московская компания «Электронные Офисные Системы») используется с 2002 года. Именно тогда приобретены первые рабочие места СЭД, которые были установлены в канцелярии.
В тот период система использовалась для автоматизации процедур регистрации документов и контроля их исполнения. Поставку программного обеспечения, внедрение, техническую поддержку проекта на всех этапах его развития осуществляла компания «Корпоративные Системы – Консалтинг», региональный представитель ЭОС в Западной и Восточной Сибири.
Второй этап проекта стартовал в 2007 году: была произведена закупка дополнительных лицензий СЭД «Дело», а также опции «Поточное сканирование» и приложения «Мониторинг документов». В последующие годы система «Дело» постепенно была внедрена во всех структурных подразделениях аппарата АКЗС, а также в постоянных комитетах, в депутатских объединениях-фракциях, в приемных председателей комитетов и руководителя аппарата. Кроме того, в отделе по вопросам государственной службы и кадров было внедрено еще одно прикладное решение компании «Электронные Офисные Системы» - система «Кадры».
В 2013 году Алтайское краевое Законодательное Собрание переехало в новое здание. Парламентский центр Алтайского края был открыт в апреле, в преддверии первого в России празднования Дня российского парламентаризма. При планировании информационной инфраструктуры нового здания была выявлена необходимость обновления программного обеспечения, в том числе СЭД «Дело», и принято решение о дополнительной закупке лицензий «толстого клиента» системы, а также подсистемы «Дело-Web». Кроме того, система документооборота получила новый, более производительный сервер, а в феврале 2014 года было проведено обновление версии СЭД.
В настоящее время в Алтайском краевом Законодательном Собрании используется более 60 мест СЭД «Дело», опции «Поточное сканирование» и «Печать штрих-кода», приложение «Мониторинг документов». В СЭД «Дело» регистрируются входящие и исходящие документы, постановления, принимаемые на сессиях, все уровни резолюций к документам (от руководителей подразделений до конечных исполнителей), решения комитетов и комиссий, проекты федеральных законов, поступающие для отзывов.
В «Дело» обязательно вносятся и внутренние документы – поручения Председателя АКЗС (личные, данные на оперативных совещаниях и по итогам рабочих поездок), поручения руководителя аппарата, служебные записки, заявки, ответы на поручения и др. Средствами системы организован контроль исполнительской дисциплины и подготовка аналитических отчетов по документообороту.
Кроме этого, автоматизирован организационно-распорядительный документооборот: в системе регистрируются распоряжения по основной деятельности и по личному составу. Все входящие и исходящие документы, а также принятые на сессиях парламента постановления переводятся путем поточного сканирования в электронный формат. Отсканированные документы, предназначенные для ознакомления, рассылаются в подразделения через СЭД (ранее в подразделения поступали ксерокопии).
Об итогах и перспективах развития системы нам рассказал Дмитрий Боровиков, начальник информационно-аналитического отдела аппарата АКЗС. «Если говорить об аппарате, то имеющееся количество лицензий СЭД «Дело» и «Дело-Web» сейчас практически закрывает 100% наших потребностей. Система позволила наладить должный уровень контроля исполнения, сократить время прохождения документов внутри аппарата, создать общую базу правовых актов и переписки с возможностью поиска. Тем самым ускорилось движение информационных потоков внутри организации, сократилось время, необходимое для принятия управленческих решений. Мы смогли отказаться от копирования на бумагу большинства видов документов, так как все подразделения могут в любое время найти нужный документ в СЭД «Дело».
«В дальнейших наших планах, как только позволят финансовые возможности – автоматизация правотворческой деятельности. Мы хотим сделать депутатов полноценными участниками системы документооборота, чтобы появилась возможность отказаться от рассылки бумажных вариантов проектов сессионных материалов. В идеальном варианте депутаты будут работать в зале заседаний только с электронными версиями проектов постановлений и законов, при этом будет возможно в режиме реального времени увидеть всю историю работы с проектами, все связанные документы – поправки, предложения, решения комитетов, фракций и т.д. Конечно, для этого потребуются либо доработки в системе «Дело», либо приобретение дополнительного программного обеспечения. Сейчас мы эту тему как раз обсуждаем», - поделился планами Дмитрий Боровиков.
Напомним, что на счету компании «КС-Консалтинг» несколько крупных проектов по автоматизации делопроизводства в представительных органах. На базе СЭД «Дело» созданы системы электронного документооборота в высших законодательных органах Республики Алтай, Республики Хакасия, в Забайкальском крае, в Новосибирской области, а также в ряде «муниципальных парламентов» (например, в Норильском и Рубцовском городских советах).
