Внедрение проектного управления на предприятии: победа облачных решений

Затраты на введение полноценного проектного управления всегда были слишком высоки для малого и среднего бизнеса. Ситуация резко изменилась за последние несколько лет, в связи с выходом на рынок простых решений, сводящих стартовые затраты и трудоемкость по управлению проектами к минимуму.

Проектное управление является важной частью бизнеса. Оно обеспечивает его правильное построение, а также организацию эффективной коммуникации внутри команды. У ряда менеджеров, к сожалению, сформировалось впечатление о системах проектного управления, как о крайне сложных, внедрение которых окупается лишь при высокой стоимости проекта. Ложность этого убеждения доказывают удобные в работе онлайн сервисы, освоение которых не занимает много времени. Причем действует любопытная тенденция таким образом: каждая новая команда разработчиков, выходящая на рынок, пытается оперативно учесть проблемы систем-конкурентов и еще больше упростить интерфейс.

Сегодня на рынке конкурируют до полусотни решений, предоставляющих различные элементы проектного управления: от простейших "напоминалок", связанных с календарем и интегрированных с какой-либо из онлайн офисных программ, до более сложных разветвленных систем проектного менеджмента, обеспечивающих широкий набор управленческих функций. Облачные системы делают проектное управление доступным для бизнеса любого масштаба и помагают обойти высокие начальные затраты на оборудование, ПО и обучение персонала. Единственным решающим препятствием на пути широкого внедрения систем управления проектами в деятельность бизнеса остается исключительно "человеческий фактор". А ведь для повышения эффективности достаточно грамотно построенной коммуникации между сотрудниками и четкой постановки задач.

Согласно последним обзорам, на рынке русифицированных приложений подобного типа наиболее популярны Basecamp, WorkSection, Мегаплан, TeamLab, причем по параметрам невысоких затрат на внедрение и расширенной функциональности WorkSection и BaseCamp лидируют.

На примере онлайн сервиса Worksection можно увидеть, что за несколько шагов создается проект практически любой сложности. Сразу же есть возможность запустить его в работу и приступить к командному обсуждению. Сервис разработан с целью облегчения процесса коммуникации в рабочей группе, что включает удобную рассылку напоминаний и уведомлений, публикацию комментариев и совместный доступ к данным.

Системы онлайн планирования представляют собой эффективный инструмент работы с распределенной командой, которая работает как в офисе, так и удаленно, поскольку координацию любого количества проектов можно осуществлять из любой географической точки, где есть Интернет. Таким образом предприятия и даже частные предприниматели, ведущие свои проекты согласно международным стандартам, получают прозрачный интерфейс к крупно-корпоративным заказчикам.

Использование облачных технологий в проектном управлении сказывается и на финансовых результатах. Правильно подобрав тарифный план с нужным функционалом можно существенно сэкономить.

Стремительное развитие облачных технологий сделало решающий шаг к распространению проектного менеджмента в среде среднего и малого бизнеса. Размещение хранилищ данных и средств их обработки в "облаке" позволило снизить почти до нуля стоимость создания информационной инфраструктуры. А программирование систем управления проектом в стандартном web-интерфейсе помогло практически исключить затраты на обучение персонала, так как в наше время сложно найти человека, не использующего какое-либо устройство с доступом к интернету.

Ольга Олеговна Глушанкова, начальник отдела маркетинга cтроительной ассоциация "Будова":

«Наше предприятие - это производственно-строительный холдинг. У нас - 6 предприятий, среди них - 1 строительная компания ,2 производства, 2 коммерческие структуры и 1 риэлторская компания. Задумались о системе управления, когда надоело ездить по нашим офисам, которые разбросаны по городу, чтобы обсудить какие-то небольшие вопросы. На сегодняшний день мы используем Worksection как систему управления в отделе маркетинга. Головной отдел маркетинга находится в главном офисе, но на каждом предприятии, есть свои сотрудники, решающие текущие маркетинговые вопросы.

Используем систему не только как систему управления, а изначально, скорее, как систему планирования: создаем проект, пишем, что необходимо по нему сделать (в виде постановки задач), назначаем ответственных. Огромный плюс в том, что сотрудник из любого офиса, видя свою задачу, понимает, что именно от него зависит, что он является звеном цепи, и если он не справится с задачей - то от этого пострадает весь проект - раньше, это было достаточно сложно и долго объяснять. Сотрудник выкладывает решение своей задачи и у коллег из разных офисов есть возможность увидеть результат, прокомментировать его, посоветовать что-то - это очень помогает в достижении конечного результата.

После внедрения проектного управления стало интереснее работать. Каждый сотрудник видит свою работу, понимает свою ценность в коллективе и влияние на конечный результат».

Сейчас облачные технологии выходят на роль ведущих в информационной среде, что свидетельствует о том, что в ближайшее время легкие и удобные системы по управлению проектами будут использованы практически всеми типами бизнеса!