Система БЭСТ-5: деловой альянс в Беларуси

Система управления предприятием «БЭСТ-5» успешно внедрена у одного из крупнейших игроков рынка канцелярских товаров в Республике Беларусь – в компании «Дело».

Сегодня компания «Дело», работающая в канцелярском бизнесе уже 20 лет, и ее Интернет-магазин, известны каждому жителю Беларуси. Наряду с канцелярскими принадлежностями компания торгует сейфами и оргтехникой, офисной мебелью, печатями и штампами, хозяйственными товарами и сувенирами. В компании работает более 100 сотрудников; она располагает собственным офисным зданием, несколькими складами, логистическим центром и большим транспортным парком для доставки товаров.

В своей работе компания «Дело» активно использует эффективные информационные технологии учета и управления. Знакомство компании «Дело» с программами серии «БЭСТ» началось более 15 лет тому назад – с приобретения и внедрения программного комплекса «БЭСТ-4». В декабре 2013 года компания «Дело» перешла на другой программный продукт Компании БЭСТ – систему управления предприятием «БЭСТ-5».

В настоящее время система управления предприятием «БЭСТ-5» эксплуатируется на 65 рабочих местах. На первом этапе внедрения системы «БЭСТ-5», длившемся до января 2014 года, на предприятии было автоматизировано ведение складского учета, управление закупками и продажами, учет расчетов с партнерами и сотрудниками, а также бухгалтерский учет.

Вторым этапом внедрения системы «БЭСТ-5», завершившимся весной 2014 года, стала ее интеграция с Интернет-магазином, принадлежащим компанией «Дело». Интернет-магазин компании «Дело», носящий название «Деловой», реализован на платформе 1С-Bitrix и СУБД ADS (Advantage Database Server). Важная характеристическая особенность данного Интернет-магазина заключается в том, что это не просто витрина товаров, которые могут быть проданы «чисто теоретически» – т.е. только в том случае, если они будут находиться на складе в момент заказа. В Интернет-магазине компании «Дело» отображаются только позиции, которые действительно есть в наличии и с указанием точной текущей цены.

Для обеспечения интеграции с Интернет-магазином специалистами Компании «БЭСТ» были реализованы различные процедуры хранения процедуры в ADS, работающие напрямую с таблицами системы БЭСТ-5. Это позволило обеспечить практически постоянную синхронизацию данных по остаткам, ценам, наименованиям, скидкам, производителям, покупателям, статусам заказов и т.д.

Взаимодействие системы БЭСТ-5 и Интернет-магазина происходит следующим образом. Покупатель выбирает товары в Интернет-магазине. Программа контролирует процесс его выбора, давая возможность выбрать лишь те позиции и в том количестве, которые есть в наличии. Для оформления заказа, покупатель заполняет необходимые данные в удобной экранной форме. На стадии заполнения этой формы покупателю предоставляется приятный сюрприз: возможность выбрать различные бонусы – т.е. товары, которые он хочет получить в подарок за данный заказ. После завершения оформления покупатель получает счет-фактуру на свой электронный адрес.

Далее заказ поступает в систему «БЭСТ-5». Перед размещением заказа в системе «БЭСТ-5» текущие свободные количества, имеющиеся на складе, сверяются с требуемым количеством в заказе. Это необходимо в тех ситуациях, когда покупатель долго оформлял заказ, и за время ввода всех данных какие-либо товары оказались проданными. В подобных случаях покупателю предлагаются товары-аналоги (заменители). Для предоставления данного сервиса в программе реализованы и настроены специальные справочники заменяющих и связанных товаров. Справочники формируются по специальному алгоритму, который учитывает как аналогичные замены, выполненные операторами, так и статистику продаж в товарных группах.

Все операции информационного обмена между Интернет-магазином и системой «БЭСТ-5» регистрируются в журнале изменений: тем самым руководству и менеджерам предоставляются дополнительные средства контроля продаж и принятия соответствующих управленческих решений.

Таким образом, в результате внедрения системы «БЭСТ-5» в компании «Дело», ее персонал получил современные учетные технологии, нацеленные на достижение новых успехов в сфере торговли канцелярскими и офисными товарами.