Рассуждение на тему того, почему лучше пользоваться услугами аутсорсинг компании по обработке документов, чем заниматься этим непростым делом самостоятельно.
Каждая компания рано или поздно сталкивается и необходимостью проводить архивную опись своей документации. Это может делаться при передаче дел длительного хранения в архив, при систематизацией существующей системы делопроизводства или при (к сожалению, бывает и такое) ликвидации компании.
Для того, чтобы архивная обработка документов была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, необходимо соблюдать несколько основных важных условий:
- Во-первых, архивная обработка документов производится только после экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов включает в себя спектр задач по определению ценности документации. Определяются типы документов, их сроки хранения. В зависимости от того, является ли Ваша компания источником комплектования Государственного Архива, может понадобиться согласовать архивную опись с Госархивом.
Иногда, в рамках экспертизы ценности документов, разрабатывается номенклатура дел предприятия. Это делается для лучшей систематизации и доступности данных в обрабатываемых документах. Сейчас эта процедура иногда пропускается, но зря: именно такой тип обработки документов гарантирует высокое качество архивной описи.
Законодательная база Российской Федерации тщательно и не всегда однозначно регулирует вопросы архивной обработки документов. И задача качественно провести экспертизу ценности документов – отнюдь нетривиальная.
- Во-вторых, архивная опись делается при передаче в Госархив документов постоянного или длительного хранения. И для того, чтобы квалифицированно выполнить этот процесс – необходимо знать сроки хранения документов.
Для определения сроков хранения документов следует воспользоваться Типовым Перечнем Архивных Документов. Это издание регулярно обновляется и в нем содержится вся информация о том, к какому типу может быть отнесен тот или иной документ.
В случае, если документ больше не нуждается в хранении – можно отправить его на уничтожение. Но будьте внимательны: по Закону ответственность за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих хранению, лежит на первых лицах компании.
Итак, опись документов в архив не такая уж простая задача, как это могло показаться на первый взгляд. Но есть возможность оптимизировать этот процесс и гарантированно получить качественный результат, полностью соответствующий требованиям действующего законодательства РФ. Существуют компании, специализирующиеся на оказании архивных услуг. В них работают специалисты, отлично разбирающиеся в архивном законодательстве и всех тонкостях обращения с документами.
