Современный подход к управлению автотранспортом

Любая транспортная компания, имеющая в своем составе автопарк, заинтересована в снижении расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), сокращении расходов, связанных с простоем техники, повышении точности оперативного планирования и получения своевременной отчетности для выявления причин роста расходов и поиска потенциальных возможностей для повышения эффективности. Доля затрат на ГСМ автотранспортного подразделения компании традиционно высока и нередко составляет 30% расходов и выше. Существенную статью расходов также составляет заработная плата водителей: завышение показателей выработки влечет существенные дополнительные затраты на ФОТ. Затраты на эксплуатацию и содержание техники - еще одна ключевая составляющая себестоимости транспортного предприятия. Эксплуатация техники с нарушениями установленных норм приводит к повышенным затратам на ремонт.

Комплексное решение для управления автотранспортом, разработанное компанией Tops Consulting на базе Microsoft Dynamics AX, позволяет эффективно решать ключевые задачи транспортной компании: вести операционный учет производственной деятельности, выявлять необснованный перерасход топлива и анализировать ключевые показатели деятельности (KPI) в различных аналитических срезах (время и причины простоя, время работы водителей и пр.).

Решение компании Tops Consulting «Tops: Управление автотранспортом» на базе Microsoft Dynamics AX помогает повысить эффективность транспортных подразделений компании за счёт автоматизации оперативного планирования, управления заявками на автотранспорт, регистрации показателей деятельности работы водителей и единиц техники, в том числе путем интеграции с системами GPS монторинга, электронными весами и т.п., позволяющими всесторонне оценивать показатели эффективности работы техники.

Решение помогает предотвратить сознательную или ошибочную подачу информации о выработке единиц техники, предотвратить несанкционированный расход топлива, эффективно бороться с хищением топлива и нарушениями правил эксплуатации техники. Все вместе помогает руководству компании повысить эффективность бизнеса в целом, сократить расходы и увеличить прибыльность компании.

С помощью решения «Tops: Управление автотранспортом» автотранспортные компании получают возможность сократить количество разнородных программ, повысить качество вводимой информации (минимизация дублирования ввода и ошибок), уменьшить время на составление отчетности и повышение ее достоверности, повысить прозрачность ведения бизнеса и уровня «открытости» компании, снизить объем бумажного документооборота.

В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются:

• Минимизация человеческого фактора при регистрации и оценки показателей работы техники и персонала

• Автоматизация рутинных процедур проверки и списания расхода топлива, заправки, выполнения производственных заданий и т.п.

• Интеграция с управленческим и бухгалтерским учетом

Ключевые возможности для бизнеса:

• Решение позволяет комплексно управлять автопарком компании: создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов.

• Решение позволяет вести ежесменный учет в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев.

• Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных, а также справочников норм расхода ГСМ.

• АРМ диспетчера автобазы позволяет оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, формировать путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт, учитывать заправки техники собственными и сторонними заправочными комплексами.

• Менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования.

• Также руководство компании получает мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным. В основе отчетности лежат преднастроенные OLAP-кубы.

Например, в угледобывающей компании «Сибирский антрацит» уже несколько лет используется созданная экспертами TOPS Consulting комплексная ERP-система, включающая решение для управления горнотранспортной техникой (грузовыми самосвалами, экскаваторами, бульдозерами, буровыми установками и т.п.) В компании успешно используется решение «Tops: Управление автотранспортом».

Благодаря реализованной функциональности компания может эффективно управлять работой транспортных подразделений за счёт ежесуточного оперативного планирования, формировать заявки на использование автотранспорта, регистрировать информацию и предоставлять аналитику по каждой транспортной единице, водителю и вести учёт затрат на эксплуатацию, в том числе ГСМ. В Microsoft Dynamics AX реализованы возможности по аналитике для выявления точек снижения расходов. Одной из интересных особенностей стал проект связи системы учета автотранспорта в ERP с системой GPS-слежения, установленной на всем парке горной техники.

Основные компоненты решения «Tops: Управление автотранспортом»

• Нормативно-справочная информация

• Техническая информация по имеющимся моделям и единицам техники: модели техники, паспортная загрузка, масса, количество осей и т.п.

• Справочник маршрутов движения, норм расхода ГСМ в зависимости от режимов эксплуатации, норм выработки и т.п.

• Информация о водителях, диспетчерах, сменах, подразделениях и т.п.

• Средства планирования работы техники

• Производственная программа подразделения: на месяц, год (позволяет спланировать потребность в техники, исходя из плана производства и характеристик имеющего парка техники и т.д.). Доступно при внедрении совместно с модулем «Бюджетирование». В простом варианте данные по плану на месяц могут вводиться вручную

• Заявки на транспорт. Для согласования выделения техники подразделению, как правило, на ПХТ транспорт

• Суточные наряды на работу транспорта. Задают суточный план работы, распределяют технику по маршрутам и т.п.

• Запросы и отчетность

• Средства учета работы техники

• Журналы посменного учета

• Загрузка информации о суточном плане из нарядов

• Учет работы транспортных средства

• Журналы авто-весовых

• Ведут учет взвешивания автотранспорта

• Выдают информацию для организации движения добычи, вскрыши и т.п. в учет

• Интегрируются с электронными весами для автоматического «поддтягивания» информации о весе

• Позволяют вести учет всех движений транспорта с грузом, не только от карьера на фабрику, но и между своими складами, при отправке грузов с фабрики, в том числе клиенту и т.п.

• Предоставляют информацию для путевых листов

• Журналы путевых листов

• Формирование путевых листов на основании суточного наряда (связь с планированием)

• Ведение всей необходимой информации по текущей работе транспорта и формирования печатных форм путевых листов всех принятых в РФ видов

• Автоматическая загрузка информации о выполненных рейсах из систем GPS мониторинга

• Загрузка из систем GPS мониторинга информации по расходу топлива, остатка топлива в баке и др. информации, в зависимости от того, что она может выдавть

• Автоматическая загрузка в путевой лист информации о заправках их журналов учета заправки

• Журналы учета заправки

• Загрузка данных о заправке из внешнего файла

• Учет заправки в разрезе заправщиков, единиц техники и т.п.

• Пересчет заправки из литров в метрические единицы по плотности

• Отчетность. Преднастроенные OLAP отчеты и печатные формы

В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются расчет себестоимости работы автопарка, прозрачность затрат на проведение работ и расчет амортизации оборудования.

Кроме того, решение позволяет комплексно управлять автопарком компании - создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов. Функциональность включает ведение ежесменного учета в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев. Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных.

В свою очередь АРМ-диспетчера автобазы дает возможность оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, вести путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт и прочих заданий. Важно, что менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования. В то время как руководство компании - мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным.

Таким образом, использование специализированного решения Tops Consulting на базе Microsoft Dynamics AX для управления автотранспортом в рамках предприятия, включая легковые машины, автобусы, автокраны, тракторы, грузовые машины, позволяет:

• Планировать работу автотранспорта

• Управлять заявками на автотранспорт подразделений

• Формировать оперативный план (суточный наряд) на основании ведения справочников маршрутов, моделей транспортных средств, справочника автотранспорта и т.п.

Кроме того, решение включает блок учета и контроллинга, который позволяет формировать и распечатывать из системы путевые листы согласно всем предусмотренным законодательством формам, автоматически рассчитывать обоснованные нормами, маршрутом и условиями поездки объемы списания ГСМ, выявлять отклонение от фактически израсходованного топлива, а также вести учет заправки транспортных средств, в том числе, по транспортным картам.