Полная прозрачность и контроль над железнодорожными поставками с помощью Microsoft Dynamics AX

Деятельность многих крупных и средних компаний связана с использованием услуг железнодорожного транспорта. На долю железнодорожного транспорта приходится 37% грузооборота страны, для большинства отправителей массовых грузов (уголь, строительные материалы и т.п.) перевозка по железной дороге является единственной альтернативой.

Эффективный учет доставки товаров и грузов железнодорожным транспортом сегодня уже невозможно представить без использования автоматизированных средств. Приемка и разгрузка вагонов, расчет железнодорожных тарифов, вознаграждений дистрибуторам и т.д. – производить эти операции вручную уже практически невозможно. Чтобы проводить эффективный учет железнодорожной доставки, увеличить скорость обработки данных, контролировать качество и количество поступающих грузов, вести учет излишков и недостач, необходимо использовать возможности корпоративной ERP-системы.

Максимального эффекта при учете железнодорожных поставок можно достичь со специализированным решением на базе ERP, базирующемся на практике компаний из различных отраслей. Многолетний опыт создания систем на базе Microsoft Dynamics AX позволил компании TOPS Consulting создать решение «TOPS: учет поставок ж/д грузов».

Решение «TOPS: Учёт поставок ЖД грузов» позволяет оптимизировать процесс приемки грузов, вести максимально прозрачный учет поступившего груза, рассчитывать его качественные и количественные показатели, выявлять и регистрировать выявленные отклонения, рассчитывать железнодорожные тарифы.

В первую очередь, решение «TOPS: Учёт поставок ЖД грузов» потенциально востребовано комплексными логистическими операторами, которые хранят и перевозят грузы для третьих лиц. Например, для компаний «Желдорснаб» или "ВЛ Лоджистик" (Владивосток). Также оно актуально и для организаций, чья основная деятельности не связана с оказание транспортно-логистических услуг.

Зачатую в холдинговых структурах функция обеспечения движения грузов посредством железнодорожного сообщения выделяется в отдельное подразделение и даже компанию. При этом отрасль, в которой работает группа предприятий, может быть практически любой: от машиностроения и энергетики до дистрибуции и добычи.

В частности, для предприятий электроэнергетики, использующих твердое топливо или мазут, возникают достаточно сложные задачи управления поставками топлива. Это связано с тем, что при поставка твердого топлива возникают задачи учета вагонов, расчетов с владельцами путей, вагонов, перевозчиками, расчеты естественной убыли, недостач, излишков и т.п.

В виду специфики деятельности компания «Сибирский антрацит» использует железнодорожные перевозки для транспортировки угля. В разрезе учета ж/д перевозок в корпоративной ERP-системе специалистами TOPS Consulting реализована следующая функциональность: формирование нарядов на погрузку вагонов, планирование маршрутов ж/д вагонов от фабрик до места выгрузки, с возможностью перегрузки во время пути, например, на корабль. В системе создан журнал работы ж/д цеха, формируемый по сменно, а также автоматизировано формирование ж/д накладных.

Еще одним примером успешного применения решения «TOPS: учет поставок ж/д грузов» является компания «СИБЭКО». С помощью Microsoft Dynamics AX ведется учет приемки топлива, учет поступающих железнодорожных вагонов и ж/д документов, в том числе путем интеграции с железнодорожными весами, учет разгрузки и разморозки вагонов, расчет естественной убыли, излишков, недостач.

Кроме того, в системе ведется регистрация сертификатов качества и контроль качества, формирование первичных учетных документов (М7 и т.п.), финансовая приемка топлива, а также организован расчет стоимости поступившего топлива с учетом показателей качества, расчет претензий при несоответствии качества и количества, фактуровка поступившего топлива и регистрация документов по услугам перевозчиков, проверка обоснованности предъявленного тарифа.

Как это работает?

Решение позволяет импортировать в Microsoft Dynamics AX данные в формате железнодорожных весов (.dbf), формировать журналы приемки (ЖД накладные в разрезе отвесов), вести журнал ж/д накладных (как груженых, так и порожних вагонов). Регистрируются сертификаты качества, производится настройка рабочих смен. На основе загруженных данных, сформированного сертификата и указанием рабочей смены, производиться неотфактуровка (оприходование через заказ на покупку полученного груза).

При получении счета-фактуры от поставщика, информация по ней также регистрируется в системе, происходит расчет цены, количественных показателей, просрочки сроков. При отфактуровке, согласованной с поставщиком счет-фактурой, создается заказ на покупку, в строках которого указывается реальное количество и цена, а также выделяется убыль и излишки. При необходимости система позволяет проводить коррекцию отфактурованного количества груза.

Система на основе заложенных параметров рассчитывает ж/д тариф и сравнивает его с предъявленным поставщиком, а также позволяет регистрировать счета-фактуры по ж/д тарифу. При выявлении расхождений формируется заказ на покупку. При необходимости система позволяет проводить коррекцию отфактурованого тарифа. При выявлении отклонений по количеству, качеству, срокам или предъявленному ж/д тарифу может быть выставлена претензия поставщику.

Ключевые преимущества решения «TOPS: учет поставок ж/д грузов»

• Уменьшение времени, затрачиваемого на регистрацию данных по отвесу за счет интеграции с внешними системами, получение данных с железнодорожных весов.

• Повышение контроля загрузки данных – за счет ведения рабочих смен.

• Увеличение детализации информации по поступившему грузу за счет просмотра данных в разрезе вагонов.

• Регистрация счетов-фактур как по грузам, так и по выставляемому ЖД тарифу.

• Расчет качественных и количественных характеристик повагонно.

• Выявление излишков и недостач.

• Расчет просрочки сроков.

• Расчет ЖД тарифа по собственным и взятым в аренду вагонам.

• Регистрация претензий по количеству, срокам и выставленной суммой по ЖД тарифу.

Таким образом, решение «TOPS: учет поставок ж/д грузов» на базе Microsoft Dynamics AX помогает оптимизировать процесс приёмки грузов и обеспечить максимально прозрачный учет поступившего груза, расчёт его качественных и количественных показателей, выявление и регистрацию выявленных отклонений, расчёт железнодорожных тарифов.