Итоги по переходу на новую версию СЭД ЭСКАДО

ГК «Азово-Донское пароходство» (АДП) использует новую версию СЭД ЭСКАДО от компании «Интерпроком» с сентября 2013 года. Система установлена на 26 рабочих местах в управляющей компании. В течение 2014 года планируется подключить рабочие места еще в двух компаниях холдинга. К СЭД подключены делопроизводители, секретари руководителей, отдел кадров, юридический департамент и другие отделы. Специалисты АДП успели убедиться, что «коробочная» версия ЭСКАДО в целом поддерживает все процессы делопроизводства компании и ведение документооборота без доработки СЭД отвечает их потребностям. Система позволяет настроить процесс прохождения каждого вида документа в соответствии с бизнес-процессами компании.
АДП и компания «Интерпроком» подписали договор о переходе на новую версию СЭД в августе 2013 года. Сотрудники Пароходства уже были знакомы с ЭСКАДО и использовали более раннюю версию на протяжении 7 лет. Система зарекомендовала себя как эффективный инструмент, удовлетворяющий требованиям ведения документооборота. Проект внедрения был успешно реализован в кратчайшие сроки: основной блок был запущен в течение одного месяца.
При принятии решения об обновлении ЭСКАДО немаловажными также оказались доверие руководителей холдинга к бренду IBM, положительный опыт работы сотрудников в среде IBM Lotus Domino/Notes, стоимость продукта и поддержка удаленной работы пользователей.
Задачи, которые были решены в ходе реализации проекта:
• облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций,
• создание «прозрачности» при обработке документов,
• повышение исполнительской дисциплины за счет контроля сроков исполнения приказов, распоряжений, поручений,
• уменьшение времени поиска информации,
• увеличение скорости реагирования на входящие запросы,
• снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения электронного архива,
• сокращение сроков согласования документов,
• сокращение расходов на обработку бумажных документов.
«Это был очень интересный опыт, и мы с любопытством ждали результатов аудита по итогам внедрения нашего продукта, - рассказывает Вячеслав Валышкин, директор департамента электронного документооборота компании «Интерпроком». - Дело в том, что «Азово-Донское пароходство» - уникальный и сложный бизнес-конгломерат, объединивший два десятка предприятий разных сфер деятельности: управляющая компания, транспорт, логистика и даже девелоперский сегмент. Кроме того, компании группы разделены территориально, так что, разумеется, была необходимость предоставить пользователям удаленный доступ без ущерба информационной безопасности холдинга. И мы гордимся, что Азово-Донское пароходство выбрало и продолжает использовать нашу систему документооборота, а наша система в свою очередь дает положительные результаты в холдинге со сложной бизнес-моделью. К тому же АДП – очень дорогой нам заказчик, они не отказались от автоматизации в непростое для судоходных компаний время, продолжают повышать стандарты безопасности, направляют все больше ресурсов на содержание и ремонт своего флота и повышение квалификации и соцобеспечения своих сотрудников. Всегда приятно работать с профессионалами-энтузиастами, когда немалый потенциал и эффективность созданной нами системы служат чрезвычайно ответственному и полезному всем делу и помогают достигать социально значимых результатов».
После трех месяцев эксплуатации новой версии СЭД сотрудники компании «Азово-Донское пароходство» отметили положительные изменения в ведении документооборота и достижение целей, поставленных руководством перед системой. Генеральный директор управляющей компании «Азово-Донское пароходство» М.Ф. Швалев обратил внимание на повышение исполнительской дисциплины. По результатам итогового опроса система ЭСКАДО была оценена по десятибалльной шкале. Специалисты АДП, работавшие с системой, оценили в 9,5 балла прозрачность прохождения документов в системе за счет введения статусов обработки документов и отображения их текущего этапа обработки. Сотрудники также почувствовали значительное увеличение скорости реагирования на входящие запросы, сокращение сроков согласования документов и поставили системе 9,2 балла по этому показателю. Хорошие результаты достигнуты в направлениях:
- облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций получила - 8,5 балла,
- уменьшение времени поиска информации - 7,8 балла.
С увеличением числа введенных в СЭД документов с использованием ее новых функций и возможностей ожидается прогресс по этим задачам из-за эффекта масштаба.
На фоне положительного опыта по всем задачам оптимизации процессов документооборота меньше всего улучшений сотрудники АДП отметили в вопросе сокращения расходов на обработку бумажных документов, что объясняется небольшим числом сотрудников, работающих с СЭД, и недостаточным для кумулятивного эффекта объемом документов, введенных в ЭСКАДО с расширенными атрибутами.
«Мы последовательно оптимизируем и автоматизируем все бизнес-процессы нашего холдинга. В прошлом году мы поняли, что следует повысить культуру работы с документами и производительность труда сотрудников ЗАО «Азово-Донское пароходство». Сейчас ЭСКАДО – помощник и директора, и делопроизводителя, и секретаря, и обычного сотрудника. В АДП была создана рабочая группа из числа руководителей подразделений, и именно командная работа позволила осуществить внедрение так быстро и с небольшим сопротивлением, которое всегда встречается, когда меняются привычные алгоритмы работы», - поделился Эдуард Курис, директор по ИТ ЗАО «Азово-Донское пароходство».
Справка о компаниях
«Азово-Донское пароходство» - транспортная группа, созданная в 2003 году. Объединяет более 20 предприятий водного транспорта, среди которых судоходные, стивидорные, логистические и девелоперские компании. Под управлением Азово-Донского пароходства работают 73 единицы судов река-море плавания дедвейтом до 7000 тонн, 100 единиц речных судов дедвейтом до 3000 тонн. Стратегический бизнес группы – транспортировка грузов через «южные ворота» России.
Компания «Интерпроком» - системный интегратор и дистрибьютор программного обеспечения, IBM Premier Business Partner. C 1989 года компания предоставляет комплексные услуги по внедрению IT-систем управления бизнес-процессами, активами и финансами, с 1996 года предлагает собственное программное обеспечение по управлению деятельностью организаций с возможностью/опцией интеграции с корпоративными бизнес-приложениями. В течение 25 лет компания также осуществляет поставку, техническую поддержку и сервисное обслуживание систем хранения данных и резервного копирования. Цель компании - предоставить лучшие IT-разработки, которые решают приоритетные для бизнеса задачи и повышают эффективность работы организации.
Справка о продукте
ЭСКАДО или Электронная Система Комплексной Автоматизации Документооборота - собственное универсальное решение компании «Интерпроком» для автоматизации процессов делопроизводства и ведения электронного документооборота любого предприятия. Продукт создан на сетевой платформе IBM Lotus, совместим с Mac OS и Windows 32/64-bit, отличается простотой использования, интуитивно понятным интерфейсом и не требует специальных навыков администрирования. Последняя версия системы поддерживает полноценную работу пользователей удаленно через любой веб-браузер, а также с мобильных устройств Android, iPad, iPhone, Windows Mobile. Продукт разработан в 1996 году и успешно внедрен в компаниях финансового и консалтингового сектора, в транспортных и сырьевых компаниях, в учреждениях здравоохранения, государственных организациях и межотраслевых холдингах. Система универсальна, не требует доработок, что позволяет гарантировать оптимальное соотношение цены и качества продукта, при этом может быть дополнена модулями под уникальные потребности заказчика. Получить всестороннее представление о системе и оценить функциональность и интерфейс продукта теперь можно на online-демостенде ЭСКАДО. Решение не требует инсталляции и дает доступ к полной версии программы. Заявки на работу на демостенде принимаются на сайте «Интерпроком».