Отраслевые решения для автоматизации транспорта на предприятии

Автоматизация учета транспорта на российских предприятиях – активно растущее направление. Отчасти это обосновано тем, что на текущий момент самые первоочередные необходимые виды учета, и бухгалтерский, и налоговый, в 90% случаев автоматизированы. Автоматизированы они с помощью современной, доведенной до высокого уровня качества и юзабилити программы 1С:Предприятие 8.

В данном направлении рынок насыщен в достаточной степени, минимальные потребности компаний удовлетворены, и пришло время выхода на следующий уровень – автоматизация оперативного учета и решение управленческих задач. Предприятиям, в том числе малым и средним, уже не достаточно просто вбивать первичку, выписывать документы и сдавать отчетность. Возникает потребность в постоянном отслеживании различных показателей деятельности предприятия, в анализе и планировании.

Одна из актуальных задач автоматизации на предприятии – это автоматизация учета транспорта и связанных с ним расходов и операций. Стоит отметить, что блок по автоматизации транспорта, расходов на ГСМ и выписка путевых листов – актуальная задача не только для управленца, но и для бухгалтера. Этот блок тесно взаимосвязан с бухгалтерским учетом. Например, расчет и списание затрат на ГСМ бухгалтеру необходимо отображать в налоговом учете, тем самым уменьшая базу по налогу на прибыль. А приобретение ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Подтверждение того, что топливо было потрачено - сам путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ.

В большинстве российский компаний внедрены программные продукты фирмы 1С, такие как 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление небольшой фирмой, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление производственным предприятием. Но, во всех этих программах в типовом виде отсутствует функционал по ведению транспортного учета.

Так каким образом удовлетворить потребность клиентов в автоматизации данного направления? Какое решение предложить?

Чтобы определить, какое именно решение подходит для автоматизации транспорта, определим перечень задач, которые необходимо решить с помощью автоматизации:

- Учет водителей и документов по ним

- Учет транспортных средств и документов по ним

- Расчет и списание затрат на ГСМ

- Выписка путевых листов

- Отображение в 1С:Бухгалтерия

- Отчетные данные для анализа деятельности водителей, работы транспорта и другие.

Для решения перечисленных задач компания 1С:Апрель Софт выпустила линейку специализированных отраслевых решений.

"Апрель Софт:Учет ГСМ и путевых листов" - простое решение, которое встраивается в большинство типовых программ 1С:Предприятие.

Функциональные возможности:

- Хранение необходимой информации о транспортных средствах (Тех. Паспорт, КАСКО, ОСАГО и т.п.)

- Хранение необходимой информации о водителях (ВУ, мед. справка и т.п.)

- Хранение линейных норм расхода ГСМ в разрезе моделей/транспортных средств

- Автоматическое заполнение формы путевого листа (3, 4С,4П, М,6С,ПЛ1,ПГ1,ПА1)

- Расчет ГСМ в разрезе путевых листов, автомобилей, водителей по нормативам и по факту

- Учет, планирование ремонтов.

- Формирование отчета по пробегу в разрезе транспортных средств и водителей

- Формирование отчета по расходу ГСМ (эконом/пережег) в разрезе транспортных средств и водителей

- Формирование отчета по затратам в разрезе Транспортных средств

"Апрель Софт:Управление транспортным подразделением" - более функциональное решение по учету транспорта и ведению сопутствующих расходов

Полностью включает в себя функционал предыдущего решения "Апрель Софт:Учет ГСМ и путевых листов", а также имеет дополнительные функциональные возможности, такие как:

- Учет заказов на перевозку

- Расчет ГСМ с учетом условий работы и других коэффициентов

- Учет ГСМ по дополнительному оборудованию

- Учет ДТП

- Диаграмма занятости ТС

"Апрель Софт:Управление транспортной фирмой" - отраслевое решение, предназначенное для автоматизации деятельности компаний, оказывающих транспортные услуги

Так как является дополнением к программе 1С:Управление небольшой фирмой, то пользователь получает весь широкий функционал типового решения, а именно автоматизацию таких блоков, как:

- оказание услуг,

- маркетинг и продажи,

- снабжение и закупки,

- запасы и склад,

- денежные средства,

- внеоборотные активы,

- финансы, и др.

А также, приобретая 1С:Управление транспортной фирмой, клиент получает функционал по автоматизации транспортной деятельности предприятия и связанных с этим процессов, а именно:

- Расчет ГСМ по линейной нормам, а также с учетом условий работы и других коэф. и по факту, учет заправок ГСМ, учет ГСМ по доп оборудованию

- Выписка Путевых листов

- Учет ДТП, учет ремонтных листов

- Учет шин, аккумуляторов, навесного оборудования

- Учет собственных транспортных средств, учет наемных транспортных средств

- Учет различных видов транспортных средств (ж/д, авиа, речной, морской, авиа и т.п.)

- Заказы на перевозку и заказы перевозчику

- Расчет произвольных тарифов на перевозку

- Расчет затрат в разрезе транспортных средств

- Расчет себестоимости и расчет прибыли в разрезе заказов на перевозку

- Учет дополнительных расходов и доходов в разрезе заказов на перевозку

Все перечисленные отраслевые решения компании 1С:Апрель Софт существуют на рынке уже не первый год. За все время существования решения многократно приобретались российскими предприятиями, и, основываясь на этом опыте, можно выделить те направления деятельности, которыми данные отраслевые решения наиболее востребованы.

Если говорить об общих направлениях, то это:

- Торговые компании

- Производственно-торговые компании

- Торгово-монтажные компании

- Строительно-монтажные компании

- Автотранспортные предприятия, службы такси

Но есть и еще более узкие направления, деятельность которых неразрывно связана с использованием транспорта:

- Аренда спецтехники

- Частные охранные предприятия (ЧОП)

- Частные медицинские организации с выездами, в том числе "Скорая помощь", ветеринарные службы.

- Служба типа "Школьный автобус"

- Компании, обслуживающие платные дороги.

- Всероссийские добровольные пожарные общества (ВДПО)

- Организации, оказывающие услуги экспертизы с выездом

- Службы доставки, клининговые компании, автошколы.

И отдельный вид деятельности предприятий, которым необходима автоматизация транспортного учета – это компании, оказывающие услуге по доставке и по перевозке.

Их можно рассматривать с двух сторон. Во-первых, это автоматизация первичных процессов, связанных с деятельностью: Учет расходов на ГСМ и ремонты, учет транспортных средств и водителей, выписка путевых листов. А во-вторых, это автоматизация деятельности в полном объеме, начиная от приема заказа на перевозку, и заканчивая финансовыми показателями (прибыль и расходы) в разрезе заказов, или транспортных средств, бюджетирование и т.д.

Также, для каждого из транспортных решений 1С:Апрель Софт характерны определенные типы предприятий.

Если на предприятии свой автопарк с численностью от пяти и более автомобилей, в основном легковых или малотоннажных, работающих в одних и тех же условиях – то таким предприятиям в большинстве случаев подойдет решение "Апрель Софт:Учет ГСМ и путевых листов".

Если на предприятии имеется автопарк, содержащий и легковые автомобили, и грузовые с прицепами или навесным оборудованием, или спецтехника. Работа транспорта осуществляется в разных условиях, например по городу и на строительном объекте и т.д. Таким предприятиям больше подойдет решение "Апрель Софт:Управление транспортным подразделением".

Таким образом, на рынке российских предприятий есть растущая потребность в автоматизации транспортного учета, а у компании 1С:Апрель Софт есть несколько решений, с помощью которых можно удовлетворить эту потребность, начиная с простого уровня, заканчивая более сложными управленческими решениями.