Новогодний релиз: продвинутая работа с заказами

Мы с радостью представляем вам новый релиз системы "Большая Птица"!

Основное нововведение очередной версии - это продвинутая работа с заказами, призванная оптимизировать процесс продаж и закупок для того, чтобы вести торговлю более эффективно. Заказы покупателей позволят отслеживать статус сделки с клиентом и контролировать ее состояние в любой момент времени. Заказ поставщику помогает наладить взаимодействие с партнером и определить, какие товары и в каком количестве необходимо закупить для своевременного восполнения складских запасов.

Система получила большое количество улучшений и новых возможностей, среди которых можно отметить новую печатную форму универсального передаточного документа и показ артикула во всех отчетах. Ниже мы расскажем обо всем более подробно.

1. Заказы покупателя

Документ "Заказ покупателя (Счет на оплату)" предназначен для отражения в системе намерения покупателя приобрести товар или услугу. Этот документ заменил привычный счет на оплату, сохранив все его реквизиты и печатную форму, и при этом дополнив его рядом новых возможностей по ведению учета.

С помощью заказа покупателя товары можно поставить в резерв как на определенном складе, так и в целом по фирме. Ход работы над заказом обозначается с помощью разноцветных статусов, устанавливаемых пользователями вручную, например: "оплачивается", "отгружается", "закрыт", "отменен" и т.д. Вы можете создать свой собственный перечень статусов в специальном справочнике и далее использовать его в работе. Подробнее о работе со справочником статусов написано здесь.

Ситуацию по исполнению заказа можно отслеживать с помощью кнопки "Состояние заказа", при нажатии на которую открывается мини-отчет о том, на какую сумму сделан заказ, сколько товаров отгружено и сколько оплачено, а также о текущей задолженности. Для корректной работы данной функции необходимо, чтобы все документы по заказу были связаны между собой, то есть либо создавались на основании друг друга, либо заказ-основание был задан вручную на вкладке "Связанные документы".

Для контроля сразу за несколькими заказами или заказами, соответствующими определенным критериям, предназначены отчеты "Движение денег по заказам покупателей" и "Движение товаров по заказам покупателей". Они доступны из Меню > Отчеты > Заказы. Их сокращенную версию, относящуюся к определенному заказу, можно сформировать из мини-отчета "Состояние заказа".

Еще одна удобная функция - заполнение документов "Реализация товаров", созданных на основании заказа, неотгруженными остатками по заказу. Она может быть очень полезна в том случае, если заказ отгружался двумя и более накладными. Для того, чтобы вызвать данную функцию, необходимо в документе "Реализация товаров" нажать кнопку "Еще", расположенную над списком товаров, и выбрать пункт "Заполнить остатки по заказу".

Важно отметить, что учет по заказам начинается с момента выхода релиза. О том, как восстановить учет по старым счетам, написано вот в этой статье.

2. Заказы поставщику

Заказ поставщику похож на заказ покупателя, с тем отличием, что он фиксирует наше намерение приобрести товар у поставщика. Данный документ находится в главном меню в разделе Документы > Поступление.

Заказ поставщику может быть заполнен несколькими способами:

- вручную;

- на основании заказа покупателя;

- на основании нескольких заказов покупателей, соответствующих определенным критериям;

- по минимальным остаткам товаров;

- по средней скорости продаж.

Последние три способа реализованы в виде специального помощника, вызываемого по кнопке "Заполнить", расположенной над списком товаров. Заказу поставщику также можно присваивать различные статусы и контролировать ход его выполнения с помощью мини-отчета "Состояние заказа" и двух отчетов: "Движение денег по заказам поставщику", "Движение товаров по заказам поставщику". Эти же отчеты вызываются и из главного меню (Отчеты > Заказы). Более подробно о заказе поставщику можно почитать здесь.

3. Добавление полей "Минимальный остаток" и "Основной поставщик" в карточку товара

В поле "Минимальный остаток" указывается то количество товара, которое желательно всегда иметь на складе. При заполнении заказа поставщику по минимальным остаткам в него попадают товары, запасы которых оказались ниже установленного значения. Поле "Основной поставщик" позволяет заполнять заказы поставщику только теми товарами, в карточке которых этот поставщик задан как основной.

4. Групповое изменение элементов справочника "Товары и услуги"

Эта функция предназначена для быстрого изменения или внесения данных сразу в несколько карточек товаров или даже во весь справочник. К примеру, если вы хотите установить один и тот же минимальный остаток для целой группы товаров, то самый быстрый вариант - воспользоваться данной функцией. Для заполнения (или изменения) доступны следующие поля: НДС, Гарантия, Основной поставщик, Минимальный остаток. Помощник изменения товаров находится в главном меню (Справочники > Товары, услуги и цены > Изменение товаров) или вызывается непосредственно из справочника товаров (кнопка "Еще").

5. Автоматический расчет стоимости наборов

Данная функция позволяет автоматически посчитать стоимость набора товаров на основании цен входящих в его состав компонентов. Для этого нужно зайти в карточку набора на вкладку "Цены", добавить в набор необходимый тип цен и нажать на кнопку "Рассчитать". При этом если стоимость набора ниже отдельной стоимости его составных частей, можно сразу дать на него скидку.

6. Универсальный передаточный документ

Данная форма совмещает в себе счет-фактуру и накладную на отгрузку товаров. В УПД содержатся все реквизиты, характерные для счета-фактуры, а также дополнительная информация о хозяйственной операции (данные о транспортировке и грузе, ответственные лица и т.п.). Вы можете использовать эту новую форму, либо как и прежде заполнять два отдельных документа. Печатная форма УПД доступна из документа "Реализация товаров" при нажатии на кнопку "Печать". Ряд специфических реквизитов, характерных только для этой формы, заполняется на отдельной вкладке "Печатная форма: УПД".

7. Показ артикула в отчетах

Во всех отчетах теперь можно вывести артикул товара. Для этого в фильтре отчета надо включить соответствующий флажок.

8. Просмотр прикрепленных к документам файлов

Добавлена возможность просмотра прикрепленных файлов непосредственно в браузере. Для этого необходимо нажать кнопку "Просмотреть" возле названия файла. Данная возможность доступна для файлов формата pdf, jpg, jpeg, bmp и png.

9. Прочее

В систему внесен также и ряд дополнительных улучшений.

В интерфейсе продавца появилась возможность добавить комментарий к документу "Товарный чек".

В отчет "Продажи партнерам" добавлен фильтр по группам покупателей.

Отчеты по товару можно сформировать непосредственно из карточки товара (кнопка "Еще", пункт "Отчеты").

На основании документа "Перемещение" теперь можно создавать ряд других документов.

Штрих-коды вынесены на отдельную вкладку "Штрих-коды" в карточке товара.

Увеличен размер цены на этикетках.