«1С:Документооборот» объединил подразделения Новосибирского карьероуправления

Специалисты новосибирского филиала «1С-Рарус» завершили внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в «Новосибирском карьероуправлении» – крупнейшем горнодобывающем предприятии Сибирского региона. Новая система, охватившая 50 рабочих мест, обеспечила оперативное взаимодействие между пятью подразделениями, удаленными друг от друга на сотни километров. Сокращено время на совместную обработку документов, исключена вероятность их утери. Согласование документов ускорилось в 5 раз. Кроме того, перевод в электронный вид основного объема документооборота – исходящей и входящей документации, приказов, служебных записок, заявок на оплату счетов и т.п. – помог предприятию в 3 раза сократить расходы на закупку канцелярских товаров и в 2 раза – на доставку документов в удаленные подразделения.

ОАО «Новосибирское карьероуправление» – крупнейшее предприятие горнодобывающей отрасли Сибирского региона по добыче и переработке строительного камня. В состав организации входит 5 карьеров, общие балансовые запасы которых составляют более 180 млн. м3. Основные потребители – крупные дорожно-строительные компании Новосибирской, Омской, Томской областей, Алтайского края, Красноярского края и Ханты-Мансийского автономного округа. На предприятии работает свыше 1000 человек.

Ежедневный документооборот предприятия составляет около 400 документов: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, служебные записки, заявки. Ранее для того, чтобы приступить к работе с документами (подписать, согласовать и т.д.), требовалось сначала передать их секретарю, который затем вручную распределял их по подразделениям главного управления и удаленных карьеров. Далее выполнялась доставка на места. Из-за географической удаленности карьеров, которая составляет сотни километров, на доставку документов тратилось значительное количество времени и финансов. В ходе таких перемещений оригиналы документов часто терялись, нарушались сроки их согласования, что приводило к неисполнению заявок и срыву производственных процессов. Кроме того, формы документов не были унифицированы, зачастую удаленные подразделения использовали неактуальные версии шаблонов документов, приходилось тратить время на повторное оформление.

Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы создать единую базу входящей и исходящей корреспонденции, сократить количество бумажных внутренних документов, исключить возможность их утери. Нужно было обеспечить сотрудникам оперативный доступ к актуальным версиям шаблонов документов, ускорить согласование документации, сократить расходы на бумагу и ГСМ.

Для решения поставленных задач руководством «Новосибирского карьероуправления» была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стал новосибирский филиал компании «1С-Рарус», с которым предприятие уже успешно сотрудничало ранее.

Ключевые итоги проекта:

Из бумажного в электронный формат переведена входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, служебные записки, заявки на оплату счетов, договоры – всего около 45 видов документов. В 2 раза сокращены затраты на канцелярские товары и в 3 раза – на доставку документов в удаленные подразделения.

Создана единая для всех подразделений система учета и хранения документов, разработана структура папок внутреннего документооборота, созданы шаблоны документов. Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права по грифам доступа и исполняемым обязанностям. Это обеспечило быстрый и удобный поиск документов, сократило время на их формирование. Исключена утеря оригиналов – заявки теперь исполняются точно в срок, производственные процессы и задачи решаются своевременно.

Организовано параллельное согласование документов. Список лиц, участвующих в согласовании, сокращен. Система электронного документооборота с четко прописанной схемой движения документов помогла предприятию сократить временные затраты на их передачу по цепочке обработки и согласования до момента подписания. Согласование документов ускорилось в 5 раз.

В системе реализован механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей по электронной почте о поставленных задачах и установленных сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у каждого сотрудника. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.

Начальник отдела информационных технологий ОАО «Новосибирское Карьероуправление» Вячеслав Владимирович Хворостенюк делится результатами проекта: «Система электронного документооборота, созданная с помощью решения «1С:Документооборот», помогла нашему предприятию решить актуальные вопросы: создано единое хранилище документов, значительно упрощен их поиск, к минимуму сведена потеря оригиналов. Это позволило нам работать быстрее. Реализован механизм контроля сроков редактирования документов и исполнения поручений. Тем самым руководители могут легко контролировать исполнение поставленных задач. Для географически удаленных подразделений система стала незаменимым рабочим инструментом: все действия выполняются в электронной версии документа, отпала необходимость снимать бумажные копии и доставлять их в региональные представительства. Тем самым экономятся значительные средства на покупку бумаги и бензина».