«Дело» в Комитете по образованию города Барнаула: новые пользователи, новые возможности

Развитие системы электронного документооборота в органах местного самоуправления города Барнаула продолжается уже более 10 лет. В настоящее время пользователями СЭД «Дело» являются около 30 организаций, осуществляющих функции муниципального управления на территории городского округа Барнаул. В текущем году многие из этих организаций провели плановый дозакуп пользовательских рабочих мест, приобрели дополнительные опции к СЭД, а также осуществили работы по расширению участков автоматизации. В числе этих клиентов – Комитет по образованию города Барнаула. Поставку программного обеспечения, внедрение и общую консультационную поддержку данного проекта осуществляет компания «КС-Консалтинг».

Поэтапное внедрение СЭД в системе муниципального управления городского округа Барнаул началось в 2005 году. Программным продуктом, на базе которого создавались СЭД в муниципальных структурах, стало «Дело», которое на тот момент уже было де-факто региональным стандартом. Эта разработка московской компании ЭОС активно внедрялась в органах власти Алтайского края (в Администрации края и подведомственных организациях).

На муниципальном уровне первыми использовать «Дело» для автоматизации документооборота начали специалисты аппарата городской администрации. Чуть позже система была внедрена в администрациях пяти районов города. В дальнейшем к числу пользователей СЭД «Дело» присоединились городские комитеты, а также администрации сел и поселков, входящих в состав городского округа.

Комитет по образованию города Барнаула начал внедрение СЭД «Дело» в 2009 году. Пользователями системы стали специалисты общего отдела, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комитета. В настоящее время система активно используется для регистрации документов всех групп и организации контроля их исполнения. За период эксплуатации СЭД «Дело» отмечен существенный рост исполнительской дисциплины. Значительно сократилось время, необходимое для регистрации и обработки корреспонденции. Поиск актуальных сведений о документах стал проще и быстрее: в электронной картотеке СЭД «Дело» всегда имеются сведения о том, у кого из исполнителей в данное время находится документ, о состоянии исполнения и т.д.

В текущем году в дополнение к 20 пользователям, работающим в СЭД Комитета, присоединятся еще 14 сотрудников. Часть из них получат доступ в СЭД через подсистему «Дело-Web». Также в рамках планового развития СЭД Комитет обновил версию системы до актуальной, приобрел подсистему «Управление процессами» (позволяет проектировать в СЭД любые процессы обработки информационных объектов), дополнительные опции «Сканирование» (для оцифровки бумажных документов и ввода их электронных образов в СЭД) и «Электронная подпись и шифрование» (для подписания официальных документов электронной подписью). Кроме этого, для организации взаимодействия СЭД Комитета с системами документооборота других ведомств приобретен модуль СЭВ («Сервер Электронного Взаимодействия»).

Все опции и подсистемы на данный момент установлены. Для обучения новых пользователей СЭД сформированы учебные группы. Увеличение количества пользователей, а также освоение новых возможностей (сканирование документов, электронная подпись, взаимодействие с СЭД других организаций) позволит более эффективно использовать систему документооборота «Дело» для нужд муниципального управления. В перспективе Комитет рассматривает возможность дальнейшего увеличения количества пользователей системы, а также перехода на безбумажные технологии на этапах подготовки и согласования проектов документов.