15 лет работы СЭД «Дело» в органах власти Алтайского края: от автоматизации канцелярии до МЭДО

С начала 2000-х в органах исполнительной власти Алтайского края поэтапно внедряется система автоматизации управления документами и деловыми процессами на базе СЭД «Дело». Данная работа ведется Администрацией Алтайского края совместно с компанией «КС-Консалтинг». Сегодня в Единой системе электронного документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД) работает около 1200 пользователей. Администрация Алтайского края подключена к Системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО), а также является участником пилотного проекта, предусматривающего отправку в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации документов, подписанных электронной подписью Губернатора Алтайского края.

От локальных систем к единой базе данных

Алтайский край одним из первых субъектов РФ принял систему «Дело» в качестве базовой платформы для автоматизации документооборота в региональных органах власти. Создание единого информационного пространства и общей базы данных, в которой сегодня работают органы власти края, происходило постепенно. Проект начинался с внедрения локальных систем. Первыми пользователями СЭД «Дело» стали специалисты общего отдела Администрации края, а также подразделения, отвечающие за документооборот в Главном управлении сельского хозяйства Алтайского края и Главном управлении экономики и инвестиций Алтайского края.

В дальнейшем количество организаций, использующих СЭД «Дело», постепенно увеличивалось. В аппарате Администрации края к системе подключались новые пользователи, причем не только из общего отдела, но и из других подразделений. Также расширялся и функционал – в частности, было внедрено поточное сканирование (позволило ускорить процессы пересылки электронных копий документов в подразделения).

Качественно новый этап развития СЭД органов власти края начался в 2009 году, после принятия в эксплуатацию корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края (далее - КСПД). Эта сеть позволила организовать взаимодействие локальных систем документооборота в режиме совместной работы. По каналам КСПД карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты из Администрации края направлялись в органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Алтайского края, где они регистрировались в СЭД в автоматическом режиме. При этом, каждая организация продолжала пользоваться собственной базой документов.

Переход к единой базе данных произошел в 2012 году. В основу функционирования ЕСЭД положен принцип однократной регистрации документов без перерегистрации при передаче между органами власти и организациями. Все участники ЕСЭД перешли на унифицированные технологии работы с управленческими документами.

В 2013 году СЭД «Дело» в Алтайском крае дополнено подсистемой, которая позволяет автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «Дело» с сайтом Президента России разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента Российской Федерации и в Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

Единая система электронного документооборота Алтайского края: как это работает

В 2014 году постановлением Администрации Алтайского края от 17.10.2014 № 483 «Об утверждении положения о Единой системе электронного документооборота Алтайского края» установлено равенство собственноручной подписи и электронной подписи в СЭД, что позволяет реализовать электронное взаимодействие в полном объеме. Кроме того в апреле 2014 года утверждена новая инструкция по делопроизводству. Положения данной инструкции формально закрепили правила и требования к работе в ЕСЭД.

В настоящее время к ЕСЭД подключены все структурные подразделения Администрации края, 22 органа исполнительной власти края, Постоянное представительство Алтайского края при Правительстве Российской Федерации, Член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Алтайского края – представитель от исполнительного органа государственной власти, Уполномоченный по правам человека в Алтайском крае, Управление по обеспечению мероприятий в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности в Алтайском крае, 10 подведомственных организаций, 70 администраций муниципальных районов и городских округов Алтайского края.

Обмен документами между участниками ЕСЭД организован в электронном виде. К регистрационной карточке (РК) прикрепляется файл отсканированного документа в формате PDF, с которым и работают пользователи системы. Оформляются также и электронные поручения. В связи с организацией опубликования документов на Интернет-портале правовой информации в 2014 году начато оформление в СЭД «Дело» регистрационных карточек проектов документов (РКПД) для нормативных правовых актов Администрации края: разработчик документа создает РКПД правового акта, подлежащего опубликованию, и прикрепляет к ней файл в формате DOC, который заверяется ЭП руководителя. В настоящее время ЭП также используется для подписания файлов в РКПД (в том числе при смене версий) документов, направляемых на подпись Губернатору Алтайского края.

Часть руководителей структурных подразделений Администрации и органов исполнительной власти Алтайского края рассматривают документы и вносят поручения в электронном виде. Для этого помощником (секретарем) вводится в РК проект поручения к документу, который потом утверждается и рассылается. Руководители используют различные клиенты – подсистему «Дело-Web» (ее предпочитает большинство руководителей, работающих в СЭД), стандартный десктопный клиент, а также «АРМ Руководителя RT» (мобильное приложение для устройств на Windows).

Межведомственное взаимодействие и планы на будущее

Очередным этапом развития региональной системы документооборота органов власти стала организация межведомственного взаимодействия в электронном виде с организациями-участниками МЭДО. Комплекс работ для подключения ЕСЭД Алтайского края к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти был проведен в 2014 году. В настоящее время организовано взаимодействие по МЭДО без досылки документов на бумажном носителе со следующими организациями: Администрация Президента Российской Федерации, Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации; ряд субъектов РФ: Администрация Костромской области, Правительство Омской области, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа. Список организаций, с которыми организовано взаимодействие, постоянно расширяется. Кроме того, в крае реализуется пилотный проект по направлению в Государственную Думу документов, подписанных ЭП Губернатора Алтайского края.

В настоящее время пользователями СЭД «Дело» являются 100% сотрудников аппарата Администрации края и около 60% должностных лиц органов исполнительной власти Алтайского края. В текущем году планируется увеличить их количество до 80%, для чего были закуплены дополнительные рабочие места (веб-клиенты). Всего системой охвачено около 1200 пользователей.

Как отмечают специалисты заказчика, в настоящее время ЕСЭД на базе системы «Дело» позволяет закрыть все актуальные потребности по автоматизации документально ориентированных деловых процессов в органах власти региона. Существует ряд задач, которые планируется реализовать в ближайшем будущем. В частности, рекомендована к внедрению в приемных заместителей Губернатора Алтайского края и структурных подразделениях Администрации края подсистема «Мониторинг документов». Данный модуль, разработанный компанией «КС-Консалтинг» и расширяющий встроенные в СЭД «Дело» функции информирования пользователей, позволит оперативно уведомлять помощников, секретарей и ответственных за делопроизводство в подразделениях о поступлении документов, требующих срочного рассмотрения и исполнения. Также планируется начать использование ЭП руководителей для подписания документов, направляемых по МЭДО. В связи с тем, что Администрация края включена в пилотную зону для перехода на схему обмена документов по МЭДО в новом формате (МЭДО 2.7), требуется обновление модуля взаимодействия.

Другие направления развития ЕСЭД – это дальнейшее увеличение количества рабочих мест, организация обмена электронными документами между ЕСЭД и системами электронного документооборота администраций г. Барнаула и г. Бийска с использованием сервера электронного взаимодействия, а также обновление СЭД «Дело» до версии 15.7.