Первый этап проекта внедрения системы электронного документооборота (СЭД) «Дело» в мэрии Читы стартовал в конце 2013 - начале 2014 гг. К созданной на основе СЭД единой базе данных на первом этапе были подключены все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. В системе работали в основном сотрудники общего отдела мэрии, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях и районных администрациях.
В рамках планируемых работ по подключению руководителей к системе электронного документооборота, в текущем году Администрацией ГО «Город Чита» были закуплены дополнительные рабочие места «Дело», а также выполнено обновление СЭД. Годом ранее к системе Дело были подключены руководители отделов Администрации, в нынешнем году к единой базе подключают руководителей структурных подразделений. Для этого были приобретены лицензии на подсистему «Дело-Web», позволяющей работать с документами через веб-интерфейс. Всего было закуплено 10 рабочих мест подсистемы «Дело-Web» и 2 рабочих места «толстого клиента» Дело, предназначенных для подключения Администрации Черновского административного района к единой базе СЭД.
Последние несколько лет разработчик системы, – компания ЭОС, уделяет особое внимание подсистеме «Дело-Web». Так, в новых версиях подсистемы, был полностью обновлен интерфейс, а функционал активно дорабатывается в направлении унификации с десктопным приложением. В отличие от толстого клиента системы, основными пользователями которой являются специалисты делопроизводственных отделов, интерфейс подсистемы «Дело-Web» более понятен и удобен для других категорий пользователей, в том числе для руководящего состава.
На данный момент в СЭД Дело администрации городского округа «Город Чита» автоматизирована регистрация входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, организован обмен документами в электронном виде (без бумажных оригиналов), настроен процесс мониторинга и контроля исполнения документов, осуществляется массовый ввод документов в систему с помощью опции «Поточное сканирование», а также печать конвертов и почтовых реестров.
Всего в единой СЭД Администрации Читы работают около 80 сотрудников. На некоторых рабочих местах установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о наступивших (пр.: поступление документов, смена статуса и ввод новых отчетов), а также о приближающихся событиях в системе Дело (наступление контрольных сроков).
