Многим компаниям хорошо знакомы типичные проблемы обслуживания клиентов и «живых» очередей: столпотворение людей у рабочих мест сотрудников, недовольство посетителей долгим ожиданием, конфликты в клиентской зоне из-за очередности или неправильно выбранной очереди, неравномерность нагрузки на персонал. В итоге это ведёт к неудовлетворенности клиентов сервисом, низкой конкурентоспособности, невысокой производительности офиса.
При таких симптомах на интуитивном уровне очевидно, что требуются изменения и внедрение электронной очереди. Все разработчики систем управления очередью (СУО) обещают улучшение качества обслуживания, оптимизацию бизнес-процессов, сокращение времени приёма. Однако для принятия решения руководству требуется экономическое обоснование проекта.
Для начала необходимо оценить расходы на воплощение проекта. Как показывает практика стоимость установки «под ключ» может варьироваться от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч рублей в зависимости от аппаратного состава и функциональных возможностей. Помимо этого, можно выделить косвенные затраты на сопровождение и закупку бумаги для печати талонов.
Говоря об эффективности СУО, стоит разделить их на количественные и качественные. Количественные – это сокращение затрат рабочего времени сотрудников, что в результате приводит к экономии фонда заработной платы. За счет автоматического и равномерного распределения потока граждан происходит повышение коэффициента использования времени персонала на 20-30%. Установка сенсорного терминала и информационных табло позволяет отказаться от сотрудника, встречающего и направляющего посетителей. Использование талонов с номером и инфотабло для отображения рекламной информации увеличивает средний чек (в среднем до 15%).
Упрощение выбора очереди и информационная поддержка граждан позволяет сократить время ожидания и пребывания в офисе компании. Вследствие этого увеличивается пропускная способность (до 25%), что непосредственно влияет на финансовые показатели организации. Так, например, до установки СУО в отделения банка ожидание на оплату жилищно-коммунальных услуг составляло в среднем 42 минуты. Применение программно-аппаратного комплекса сократило этот параметр до 10-15 минут (лишь 7% ожидают более 15 минут).
Время – самое ценное, его экономия приводит к повышению удовлетворенности клиентов. Это относится к качественным эффектам внедрения СУО, которые со временем переходят в количественные, принося компании прибыль. К данной категории также стоит отнести повышение уровня сервиса и лояльности клиентов, улучшение имиджа и качества управленческих решений. Интеллектуальная система управления очередью предоставляет статистические отчеты с основными параметрами работы, позволяющие оценить загрузку офиса и сотрудников, количество принятых и не дождавшихся приёма, время ожидания и обслуживания. На основании данной информации руководство может разрабатывать график работы персонала, принимать решения о необходимости обучения, премирования, расширения или сокращения операционного зала.
В заключение стоит отметить, что не стоит экономить на качестве СУО: часто дешевые системы оказываются малоэффективны и дороги в обслуживании. При реализации проекта необходимо четко понимать цели и определить проблемы, которые требуется решить, и исходя из этого разрабатывать функционал программно-аппаратного комплекса. Ведь от этого будут напрямую зависеть получаемые учреждением выгоды.
Обширный опыт внедрения системы NEURONIQ в области управления потоками посетителей, позволяет при реализации новых проектов использовать уже имеющиеся наработки, которые успешно действуют в бюджетных и коммерческих организациях и помогают экономить нашим клиентам до 1 млрд. руб. в год на издержках. Наряду с этим наши специалисты всегда открыты к новым решениям, и созданию гибких систем, ориентированных на индивидуальные запросы заказчиков.
