Электронный документооборот для вуза

В Нижегородском государственном техническом университете (НГТУ) автоматизирован документооборот на базе комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia – программного обеспечения, разработанного московской компанией «ИнтерТраст». Весь комплекс работ по внедрению, сопровождению и развитию системы осуществляет партнер ИнтерТраст - нижегородская компания ООО «Программа-Т».

НГТУ является одним из крупнейших вузов Поволжья. Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в университете, требовали более оперативной их обработки, поэтому решено было автоматизировать все основные работы с документами. Инициаторами проекта автоматизации в начале 2006 года выступили ректор НГТУ Виктор Кириенко и проректор по информатизации Игорь Мерзляков. В результате анализа различных подходов к организации электронного документооборота и имеющихся программных пакетов в качестве базовой платформы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes, ядра комплексной системы - CompanyMedia.

CompanyMedia – это программная система, включающая компоненты, автоматизирующие делопроизводство и документооборот («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Библиотека электронных документов», «CompanyMedia-Факс»), управление персоналом («CompanyMedia-Управление персоналом»), техническую поддержку («CompanyMedia - HelpDesk»), бизнес-процессы («CompanyMedia – Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Заседания», «CompanyMedia-Планирование» и др.).

Работы по созданию в университете системы электронного документооборота начались в январе 2006 года. Проект перехода на электронный документооборот включал несколько этапов.

В марте с целью детального опробования функционала и подтверждения правильности сделанного выбора в опытную эксплуатацию запущена система «CompanyMedia-Заседания». Система «CompanyMedia-Заседания» предназначена для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления вуза, а именно для решения таких задач, как: планирование и подготовка заседаний и совещаний; предоставление руководителям удобных средств анализа решений предыдущих совещаний; контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещаний.

В апреле, после завершения пилотного проекта, руководство НГТУ приняло решение о полномасштабном развитии системы. Развернуты «CompanyMedia-Делопроизводство» (данная система обеспечивает автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями) и «CompanyMedia-Портал» (универсальное рабочее место). В работе был задействован ряд ключевых подразделений НГТУ.

С началом учебного года в сентябре 2006 г. продолжилось развитие системы на все факультеты, отделы и службы университета. Были проведены конфигурирование и адаптация системы, подготовлены типовые шаблоны документов, свыше 70 пользователей прошли обучение работе в системе электронного документооборота.

На данный момент в университете автоматизировано 80 рабочих мест. В электронном виде осуществляются такие процессы, как:

· создание, согласование, утверждение, регистрация документов;

· создание резолюций по документам и контроль их исполнения;

· планирование и организация заседаний ректоратов и ученого совета университета.

В системе ведется работа с организационно-распорядительными, входящими и исходящими документами.

В дальнейшем система будет развиваться в следующих направлениях:

· внедрение системы «CompanyMedia -Договоры» (система предназначена для ведения реестра договоров, контроля исполнения относящихся к ним поручений);

· установка системы мгновенного обмена сообщениями и web–конференций.

Компания "Программа-Т" специализируется на управленческом консалтинге и комплексном обеспечении управления предприятием на основе информационных систем организации коллективной работы и документооборота, оперативного управления производством, анализа информации. Специалисты компании имеют многолетний практический опыт работы в области построения комплексных информационных систем. В число клиентов компании входят Правительство Пензенской области, Администрации города Пензы и города Заречного, Волго-Вятская академия государственной службы, ОАО "Дробмаш" и др. Более подробную информацию о компании вы можете прочитать здесь: http://www.programma-t.nn.ru/.

Нижегородский государственный технический университет – образовательное учреждение с высокоразвитой инфраструктурой. В составе университета 11 факультетов, 3 института: Институт радиоэлектроники и информационных технологий, Арзамасский политехнический институт, Дзержинский политехнический институт и три филиала, созданные в 2000 году: Заволжский филиал, Выксунский филиал и Павловский филиал. Университет имеет 8 представительств в городах и районах области. Более подробную информацию об НГТУ вы можете узнать на сайте http://www.nntu.ru.

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» является одним из лидеров на российском рынке систем электронного документооборота. Компания предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт Компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru