Автоматизация закупок: технология работы с котировками

Котировка относительно информационной системы в торговле - объект, объединяющий в себе цены поставщиков, цены на доставку в целевую точку, информацию о количествах, сроках, маршрутах. Рассмотрим, как именно создаются котировки и в чем при этом заключается взаимодействие сотрудников отделов продаж, закупок и логистики.

Потребность в котировке возникает в момент составления заказа клиента при отсутствии как таковых постоянных цен. При этом в зависимости от типа котировки возможны следующие действия продавца.

Если в системе для данного товара есть Фиксированная котировка – этой котировке мы можем полностью верить и смело применять ее к нашему заказу, отправлять коммерческое предложение клиенту и, можно считать, что работа с ценами на этом закончена и запрос в отдел закупок не требуется.

Квота – когда поставщик поставляет определенное количество товара (не больше и не меньше), требует обязательного согласования с закупщиками, так как для конкретного клиента могут быть и свои условия поставки. Тут мы отправляем запрос в отдел закупок на рассмотрение.

Акция, Котировка и тем более Предложение также требуют обязательного согласования и подтверждения в отделе закупок, поскольку первая и последняя являются по сути временными, а вторая – касается конкретного маршрута и тут могут возникнуть различные нюансы, например, стоимость доставки из пункта А в пункт Б, которая имеет свойство меняться, например, в зависимости от тарифов и курсовых разниц.

Если котировки нет вообще, то необходимо собрать все пожелания от клиента: количество, цена, точка доставки, предпочитаемый поставщик, сформировать заявку на котировку и также отправить ее закупщику на поиск нужных ценовых вариантов.

Поскольку речь идет об автоматизации, то для удобства пользователя все операции с котировками должны выполняться непосредственно из окна сделки с привязкой к ней и к товару, а при формировании заявки на котировку необходимо автоматически отправлять уведомление закупщику, из которого он смог бы рассмотреть запрос, назначить другого ответственного, отложить уведомление на какой-то срок.

При получении запроса на котировку закупщик анализирует всех возможных поставщиков, рассылает им заявки. Для каждого отправленного запроса поставщику создается черновик котировки. Обоим этим объектам (запросу и котировке) можно присвоить какой-то определенный статус, к примеру «Отправлено». Для контроля и упрощения поиска и фильтрации в работе полезно использовать различные состояния запросов и котировок, которые присваивались бы объектам автоматически (например, сразу после отправки), для обозначения их состояния – отправлено поставщику, черновик, получен ответ, находится на согласовании, согласован, отменен и т.д.

После ответов поставщиков закупщик согласует полученные предложения с отделом логистики на предмет возможных маршрутов и цен доставки, хранения на промежуточных складах. Логист, если это необходимо, регистрирует новые маршруты, соответствующие им цены на перевозку, скидки в зависимости от величины груза, этапы маршрута, варианты перевозки.

Закупщик проверяет маршруты, количества, цены, сроки. Если есть неточности, необходимо запрос заново отправить поставщику.

Когда все котировки получены и готовы, закупщик выбирает наиболее подходящие под сделку условия поставки и присваивает им соответствующий статус. Запрос на котировку, на основе которого были созданы данные условия, получает статус завершен. Как и в случае с котировками и запросами поставщикам, присвоение статуса должно происходить в системе автоматически.

В отделе продаж ответственный за сделку сотрудник получает уведомление, что по его заказу подготовлена информация о возможных условиях поставки, просматривает полученные котировки, согласует их с клиентом и выбирает одну, наиболее удовлетворяющую всем требованиям. После чего завершается остальная работа по формированию сделки, клиенту отправляется коммерческое предложение.

Далее на основе котировок могут быть определены даты поставки товара целевому заказчику и составлен график поставок (об этом поговорим в одной из следующих статей).

В качестве альтернативы описанной технологии и в зависимости от бизнес-процессов, при которых котировка не важна, можно предложить автосоздание котировок. Тогда в системе автоматизации должна быть предусмотрена определенная настройка, позволяющая обойти запрос условий поставки. Но, стоит отметить, что в таком варианте работы с котировками есть свои недостатки. Котировки, созданные автоматически, по сути не имеют никаких весомых данных, они формируются для некоего абстрактного поставщика с нулевой ценой и отсутствующим сроком поставки. Для проведения каких-либо операций с такими объектами или анализа все равно потребуется их дальнейшее редактирование.

В этой статье мы описали, каким образом может быть организована работа с условиями поставок товаров при использовании информационной системы управления торговлей. В заключение отметим, что одной из главных целей автоматизации является не только хранение информации в базе данных и автоматическое выполнение операций без использования бумажных носителей, но и упрощение взаимодействия сотрудников всех отделов, задействованных при формировании и ведении сделки. Для удобства работы все действия должны выполняться из одного окна без необходимости в длительных поисках нужных информации и объектов программы. В случае автоматизации работы с котировками центром управления сделки и осуществления всех операций должен быть заказ клиента, имеющий такой интерфейс, с помощью которого можно составить «шапку» документа, определить состав заказа, цены товаров, данные для внутреннего использования в компании, запросить недостающую информацию. Для связи с другими участниками процесса не должны использоваться какие-либо другие сторонние приложения (электронная почта, icq, skype), так как в таком случае происходят лишние затраты времени на набор сообщений, поиск контактов, обсуждение и согласование. Например, в системе Oremax в качестве замены мессенджеров используется система внутреннего оповещения сотрудников, встроенная в информационную систему, набор автоматических статусов, присваиваемых при выполнении операций.

Александра Перова, бизнес-аналитик компании «Оремакс»