Компания Cislink внедрила "систему контроля данных" (DTS) в «Моет Хеннесси Дистрибьюшн Рус»

Потребности и предпосылки

Компания работает на российском рынке с 1992 года, но до 2011-го она была совместным предприятием, в котором анализировалась информация только о прямых продажах (селл-ин), необходимости собирать и анализировать информацию о вторичных продажах (селл-аут) и стоках не было. Стоки и селл-аут заинтересовали отдел маркетинга только в 2010 году, сбор информации производился не один раз в месяц, а один раз в квартал, причем только по бренду — и в то время этого было достаточно. Новые потребности появились, когда у компании сменился собственник, компания расширилась, войдя в группу компаний LVMH Moët Hennessy — Louis Vuitton. Конечно, с расширением компании увеличилось и количество дистрибьюторов: раньше в основных регионах их было по два-три (для сравнения: в настоящее время общее число дистрибьюторов в компании 75). С расширением компании появились и региональные менеджеры по продажам, а также, помимо отдела маркетинга, начал создаваться аналилический отдел. С мая по декабрь 2011 года аналитиками компании была разработана форма Exсel-отчетов для дистрибьюторов — помимо отчета о продажах, форма включала отчет об остатках. Эти отчеты приходили ежемесячно и интегрировались в Access-базу. Процесс обработки отчетов занимал полторы-две недели: добиться единой формы подачи данных было довольно сложно, часто возникали проблемы с написанием верных кодов SKU — дистрибьюторы по ошибке отправляли другие артикулы, приходилось проверять каждый отчет, разъяснять ошибки, отправлять на доработку, получать и проверять снова... Это при том, что компания в то время оперировала пятью брендами, и кодов SKU было всего порядка ста. С ростом числа дистрибьюторов сводная таблица данных росла, и нагрузка аналитиков увеличивалась. Стал актуальным вопрос об автоматизации сбора и обработки данных дистрибьюторов. Руководитель недавно созданного отдела аналитики и планирования Дмитрий Софронов имел опыт работы с Системой контроля данных (DTS) от Cislink и предложил ее внедрение. Похожий опыт внедрения подобной системы был и у Директора по продажам В. Кайдалова. Опираясь на данный опыт, руководство компании поддержало внедрение системы.

Подключение к DTS — без сопротивления

Новую систему было решено апробировать, осуществив пилотное подключение четырех основных, самых активных дистрибьюторов в разных регионах. В этот период их данные по-прежнему вручную выгружались в Бизнес-портал Cislink, в том же формате Exсel, и затем так же интегрировались в Access. Но тем не менее, в системе DTS данные проходили первичную обработку, и работы по их проверке и исправлению стало меньше. «Поначалу, получая от дистрибьюторов данные через Cislink, мы запрашивали старый отчет в Exсel и сверяли их, — вспоминает Дмитрий Софронов, руководитель отдела аналитики и планирования компании Moët Hennessy Russia. — Тем не менее, данные системы отличались от тех, что приходили в Exсel: ошибок стало гораздо меньше, информация приходила более выверенной. Одна из ошибок всех систем контроля данных — увеличение («задвоение», «затроение» и т. д.) числа торговых точек. Но я считал точки по месяцам, а не по кварталам, и этой ошибки чаще всего удавалось избежать. Кроме того, дистрибьюторы элитного алкоголя в большинстве своем серьезнее, более ответственные, чем представители других сегментов, им и предоставление отчетности наладить проще. И если в конце 2011 года стартовал пилотный проект, то в 2012-м мы озадачили всех менеджеров тем, что стремимся достигнуть 100% подключения — чего и достигли в 2013-м, за период порядка полутора лет. Процесс подключения одного дистрибьютора занимал в среднем около месяца». По словам Дмитрия Софронова, сложностей на этапе подключения было немного, и в основном они касались удаленных дистрибьюторов, не имеющих в своей компании штатных IT-специалистов: «Приходящим сотрудникам в таких удаленных, небольших компаниях иногда не хватает компетенции написать выгрузку, сформировать те файлы, которые нужны для Cislink. А в большинстве случаев настроить автоматическую выгрузку данных гораздо проще, чем заполнять, а после нередко еще и править, таблицы Exсel. Так что какого-то сопротивления подключению я не припомню. Тем более у нас есть довольно сильный мотивирующий инструмент: мы подтверждаем дистрибьюторам все работы с торговыми сетями, только если они идут через Cislink, то есть мы рассчитываем компенсацию по сетям только с использованием данных DTS. И в настоящее время неподключенными остается 1,4%, дистрибьюторов — в цифрах это всего два или три, если учитывать тех, кто в процессе подключения, а также торговые сети — порядка 4,4%».

Новый этап — автоматизация обработки данных

С 2013 года основные усилия были направлены не на подключение новых дистрибьюторов, а на автоматизацию процесса обработки данных: выгрузка в формате Exсel и последующее сведение в Access требовали все больших усилий и временных затрат. Ведь число дистрибьюторов росло, кроме того, у Moët Hennessy Russia появились новые бренды, включая винные, новые виды упаковки и этикетки... Сложность еще и в том, что собственным полнофункциональным IT департаментом располагает только европейский офис LVMH. Однако в компании нашли решение. «В конце 2013 — начале 2014 года я выбрал для себя тренинг по Microsoft Analysis Services, после чего мы сделали кубы и другие инструменты, позволяющие автоматизировать процесс работы с данными, в частности, объединили селл-аут, который получаем от дистрибьюторов, с прямыми продажами, — говорит Дмитрий Софронов. — Могу отметить, что теперь у нас все планирование — это планирование стоков и селл-аутов; селл-ин стал вторичным. А еще мы прошли уже несколько аудиторских проверок, то есть делали сверку по стокам с дистрибьюторами. Соответственно, показали — нашей системой все довольны».

Конечно, иногда по-прежнему возникает необходимость корректировки данных. «Вопросы возникают раз в квартал, когда мы проверяем данные и считаем компенсацию по сетям, — говорит Дмитрий Софронов. — Поскольку многие выгружают реестр из 1С, а мы снимаем данные Cislink и рассчитываем на их основе — иногда цифры не сходятся. Почему? Потому что выгрузили некорректные данные в Cislink. Значит, надо перегружать. Конечно, мы начинаем искать причину нестыковки: то ли какие-то SKU они забыли выгрузить, то ли выгрузили позже... Поэтому и нужна дополнительная проверка». Тем не менее, по словам Дмитрия Софронова, даже такая корректировка данных — гораздо проще, чем «ручная» работа с Exсel и Access.

Еще одной сложностью может стать привязка точек к каналу продаж. Если дистрибьютор этого не делает — приходится делать специалистам отдела аналитики. При этом определить канал продаж по наименованию компании-дистрибьютора иногда непросто — ведь среди них встречаются и креативные, такие как ООО «Хомячки» или «Большая добрая анаконда». Отправлять дистрибьюторам для уточнения — не вариант: время ограничено, KPI сотрудникам считаются от селл-аут. К тому же нередко региональный менеджер тоже не знает наименование каждой точки — особенно если компания небольшая, а регион — огромный, как, например, Якутия. «Если мы знаем, что это сеть — привязываем к сети, если кафе и рестораны — к HoReCa, остальное, по методу пропорций, — это розница, — отмечает Дмитрий Софронов. — Кроме того, у нас существует еще и своя история, своя база данных точек, поэтому мы пользуемся не только тем, что получаем из Cislink. У нас есть таблица, где объединены точки старые и новые, и соответственно, и кубы все работают уже исходя из данных этой таблицы».

Будущие решения

В ближайших планах отдела аналитики — создание иерархии сотрудников на Бизнес-портале Cislink. Возможно также использование нового продукта Cislink — автоматической системы распознавания точек с использованием новых опций Бизнес-портала. Актуально также создание привязки Системы контроля данных к CRM.